Какими документами оформить недостачу

Содержание:

Как отразить недостачу, выявленную при приемке товара или позднее, в учете поставщика и покупателя

Многие организации хоть раз да сталкивались с ситуацией, когда количество товаров, указанное в накладных, оказывалось меньше фактически поставленного. Какие документы должны быть оформлены в этом случае и как недопоставка повлияет на бухучет и налогообложение?

Примечание
Мы не будем рассматривать ситуацию, когда товар покупателю доставляет перевозчик.

Фиксируем недостачу

Если при приемке товара обнаружено, что его реальное количество не соответствует данным накладных, то первое, что нужно сделать, — зафиксировать это документально. Для этого есть унифицированные формы:
— акт по форме N ТОРГ-2 — оформляется при приемке товаров российского производства (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);
— акт по форме N ТОРГ-3 — оформляется при приемке импортных товаров;
— акт по форме N М-7 — оформляется при приемке материалов.
Если по накладной поступает несколько товарных позиций, то в актах указывают только те из них, по которым выявлена недостача. А в конце документа делается отметка, что по остальным ТМЦ расхождений нет.

Совет
Акты должны составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. Поэтому в договоре лучше заранее прописать, каков порядок уведомления этих лиц о необходимости прислать представителя для приемки товара и фиксации недопоставки, в какой срок должен явиться представитель и что делать, если в этот срок представитель так и не появился. В частности, можно прописать в договоре, что с целью урегулирования дальнейших претензий о недопоставке товара акты при приемке могут составляться покупателем в отсутствие продавца, но, к примеру, с привлечением независимого лица (например, работника любой сторонней организации).

В товарных накладных можно написать: «Составлен акт N __ от ___ в связи с расхождением данных, указанных в накладной, с реально поставленным объемом товара».
Но недостача может быть обнаружена не только в момент получения товара, но и позже. Например, при приемке вы пересчитываете лишь общее количество коробок товара, а при вскрытии коробок выявляется недовложение. Тогда зафиксировать недостачу можно актом произвольной формы.
После составления акта нужно оформить претензию и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. Сделать это надо либо в установленный договором срок, либо, если такой срок не установлен, как можно быстрее после обнаружения недостачи. Если затянуть с выставлением претензии, поставщик может и не удовлетворить ваши требования (Пункт 1 ст. 483 ГК РФ).
В зависимости от условий договора поставки вы можете заявить в претензии, что вы (Пункт 1 ст. 466 ГК РФ):
(или) отказываетесь от товара, а если товар оплачен, требуете возврата денег;
(или) требуете передать недостающее количество товара;
(или) согласны на меньшее количество товара и, если товар был оплачен, требуете возврата части денег.
В последних двух случаях поставщик должен внести изменения в ранее оформленный счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.10.2008 N 03-07-09/34), заверив их подписью руководителя и печатью с указанием даты внесения исправлений (Пункт 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Вносить исправления в данные накладных необязательно. Факт недопоставки будет подтверждаться актом.

Учитываем налоговые аспекты недопоставки

Последствия для покупателя

По мнению контролирующих органов, до получения исправленного счета-фактуры вы не вправе заявить к вычету НДС по всей партии доставленного товара (Письмо Минфина России от 03.11.2009 N 03-07-09/53; п. 1 Письма ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/[email protected]). А далее встает вопрос: получив такой документ, когда следует заявить вычет — в периоде, когда товар был оприходован, или в периоде получения исправленного счета-фактуры? А если недопоставка была обнаружена в следующем квартале, после того как декларация по НДС с заявленным по всему товару вычетом уже была сдана, как тогда поступить: сторнировать в периоде оприходования товара лишь часть вычета или отсторнировать весь вычет и заявить его заново уже в периоде получения исправленного счета-фактуры? Конечно, если спорить с налоговиками не хочется, то лучше применять вариант, когда вычет заявляется в периоде получения исправленного счета-фактуры. Тогда вам придется оформить дополнительный лист к книге покупок, составить и подать уточненную декларацию за квартал, в котором товар был оприходован.
Но можно с этим и не согласиться (Пункт 1 ст. 172, п. п. 2, 5 ст. 169 НК РФ). Покупателям удавалось отстоять вычет в периоде поставки товара, но делать это им приходилось в суде (Постановления ФАС ЦО от 12.04.2010 по делу N А35-513/2007; ФАС СКО от 07.04.2010 по делу N А15-1680/2009). А в отдельных случаях суды соглашались в этом вопросе с проверяющими (Постановления ФАС ВСО от 03.04.2008 N А33-12941/07-Ф02-1131/08; ФАС ПО от 08.07.2008 по делу N А55-14520/07).
Кстати, на оформление счета-фактуры отводится 5 календарных дней с даты поставки товара (Пункт 3 ст. 168 НК РФ). Если вы сообщите поставщику о факте недопоставки в течение этого срока, то он сможет выставить вам новый, правильный счет-фактуру.

Последствия для поставщика

Даже если недопоставка товара выявлена после окончания отчетного периода (когда налоговые декларации уже сданы), откорректировать налоговые обязательства не составит труда. Вам не обязательно подавать уточненки, если выявленные ошибки привели к излишней уплате налога (что как раз и имело место в вашей ситуации) (Пункт 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина России от 08.06.2010 N 03-03-06/1/388). Вам достаточно в текущих декларациях уменьшить значение соответствующих строк на сумму прошлой недопоставки. Справедливо это и для НДС, и для налога на прибыль.
В книге продаж в квартале, когда в счет-фактуру внесены исправления, нужно сделать запись красным на сумму недопоставки.

Отражаем недопоставку в бухгалтерском учете

Учет у покупателя

Недопоставка, выявленная при приемке товара, трудностей не влечет. Сумму «задолженности» за недопоставленный товар, до урегулирования претензии с поставщиком, нужно отразить по дебету счета 76-2 «Расчеты по претензиям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Принимать же к учету вы будете то количество товара, которое фактически было поставлено.
Если же расхождение будет установлено уже после принятия товара на учет, то учетные данные нужно будет откорректировать.

Пример. Отражение в учете покупателя недопоставки, выявленной после принятия товара на учет

30 марта по накладной N 165 в адрес ООО «ТД «Мечта» были поставлены DVD-диски в количестве 100 штук по цене 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.) за единицу. Они доставлены в 10 коробках по 10 дисков в каждой. При передаче их в торговый зал было выявлено, что 5 коробок недоукомплектованы и вместо 10 содержат всего 9 дисков (общая недостача — 5 дисков), о чем был составлен акт N 2 от 11 апреля. Поскольку до передачи коробок в торговый зал они не вскрывались (упаковка не нарушена), выставлена претензия поставщику, которую он признал 25 апреля. Исправления в счет-фактуру внесены 25 апреля.

Бухгалтер ООО «ТД «Мечта» принял решение сторнировать в квартале поставки товара только часть вычета по НДС. В бухучете сделаны следующие записи.

www.mosbuhuslugi.ru

Как доказать недостачу

Недостача должна быть возмещена работником, только в случае невыполнения последним его обязанностей или их не полного выполнения, игнорирования и т.д.. Если этот факт доказан, и сотрудник не отрицает свою вину, то существует возможность решить данную проблему мирным путём. Работодатель, с согласия подчинённого, удерживает денежные средства с его заработной платы или работник самостоятельно отдаёт руководству сумму недостачи.

Порядок действий, осуществляемый для взыскания недостачи с работника в суде

  1. Проведение полной инвентаризации, с обязательным документальным подтверждениям
  2. Фиксация факта недостачи
  3. Направление работнику уведомления, оформленное письменно, с требованием возмещения недостачи
  4. При получении работодателем письменного отказа – составление искового заявления
  5. Подача в суд всех необходимых документов

При этом инвентаризация должна быть осуществлена в соответствии с законодательными нормативами, это означает, что руководством должен быть создан приказ о её проведении.

Как доказать недостачу или какие документы следует предоставить в суд потерпевшему лицу

1. Исковое заявление от работодателя
2. Письма и уведомления, которые осуществлялись между работником и работодателем
3. Докладные записи работников и бухгалтерские документы, прочие дополнительные документы, имеющие отношение к недостаче

Другие особенности судебного разбирательства о взыскании недостачи

Составить все документы нужно в соответствии с законом, придерживаясь определённых правил. Все, предоставляемые в суд документы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством. В противном случае, суд вправе не принять их и не засчитать за доказательство.

Составлением исковых заявлений и сбором необходимых документов должны заниматься квалифицированные юристы, хорошо разбирающиеся в тонкостях подобных судебных разбирательств. Самостоятельно задаваться вопросом как доказать недостачу не стоит, так как в этом случае существует вероятность остаться в проигрыше.

Обязанность суда – тщательно изучить все предоставленные документы, проанализировать их и на их основании вынести решение об удовлетворении иска либо об отказе его удовлетворить.

Если сумма взыскания с сотрудника не превышает месячную заработную плату, то распоряжение о выплате недостающей суммы составляется в течении одного месяца.

Работник, обвиняемый в недостаче, имеет право подать встречное заявление, в котором будет указание на непричастность к данному делу. Он может оспорить исковое заявление, и если работодатель не докажет обратное, то суд откажет ему в удовлетворении иска.

www.yurist-online.net

Списание товаров на складе. Списывать надо уметь!

Списание товаров со склада: общие принципы

Любой хозяйственной организации приходится время от времени проводить списание товаров на складе. Этому могут предшествовать разные причины: порча товаров, потеря их потребительских качеств, моральное устаревание, а также отсутствие на него спроса на рынке.

Весь товар должен быть учтен, а его движение производится согласно нормативным актам. В первичной документации отражается поступление ТМЦ, их перемещение и отпуск, который имеет количественное и стоимостное выражение. Все первичные документы оформляются согласно требованиям Положения о бухучете и отчетности РФ с содержанием обязательных или дополнительных реквизитов.

Облачная система автоматизации складского учета.
Повышайте эффективность работы, снижайте потери и увеличивайте прибыль!
Попробовать бесплатно >>

В случае движения товаров от поставщика к потребителю оформляются товаросопроводительные документы в соответствии с условиями поставки товаров. Поступившие товары приходуются на склад, а наложение штампа удостоверяет их качество и количество. Учет первичной документации ведется в Журнале поступления товаров. Для отпуска товаров со склада существуют:

  • лимитно-заборные карты (форма М-8),
  • накладные для отпуска товаров (форма М-15).

Правильность оприходования и списания товаров, а также составления отчетности должен контролировать бухгалтер. Без оформления документов товар не должен покидать склад. Все отчеты материально ответственных лиц по движению товаров хранятся 3 года.

При недостаче товаров

Недостачи, возникающие по разным причинам: в связи с хищениями, злоупотреблениями материально ответственных лиц, ошибками учета, естественной убылью, пересортицей и другими факторами, выявляются в результате проведения инвентаризации, которая позволяет контролировать сохранность имущества и эффективное использование ресурсов.

Пример проведения списания товара в системе Класс365

Для проведения этой процедуры заполняется акт на списание материалов. Этот специфический документ переводит используемые материалы в разряд незадействованных. Текстовый блок должен расшифровывать причину составления акта, в котором указывают наименование, единицы измерения, количество, цену и непосредственную причину, по которой товары переводят в другую категорию. Документы по итогам инвентаризации должны быть подписаны всеми членами комиссии и утверждены руководителем.

Списание остатков со склада осуществляется методом «себестоимости каждой единицы», то есть его необходимо списать по той себестоимости, по которой он был приобретен. Некоторыми предпринимателями устанавливается подходящий для их учетной политики метод. При закрытии или перепрофилировании торговой организации нереализованные остатки также подлежат списанию.

Расчет себестоимости остатков на складе происходит по трем методикам:

  • по среднему – применяется в синтетическом бухучете и при ведении складского учета вручную;
  • партионный – применяется в аналитике, является более полным и точным, включает методы FIFO, LIFO, ручной и комбинированный учет;
  • в фиксированных ценах – применяется для розничной торговли.

Если товара нет на складе

Для учета выявленных недостач в налоговом учете существует положение Налогового кодекса. Для отражения недостачи, не превышающей норм естественной убыли, существует пп.2п.7ст.254 НК РФ. Это положение не распространяется на недостачу или порчу при транспортировке и хранении товаров.
При взыскании недостач с виновных лиц, предусмотрен п.3ст.250 НК РФ.
Если существуют документальные подтверждения произведенных расходов, то налогоплательщик уменьшит доходы на сумму этих расходов согласно п.1ст.252 НК РФ. В качестве удостоверяющих документов служат:

  • инвентарная ведомость
  • акт, подтверждающий недостачу
  • заключение комиссии
  • объяснительная записка.

При наличии этих документов сумма недостачи учитывается полностью в составе расходов организации.
Являясь основным производственным отделением, склад влияет на работу всей компании, а также на ее конкурентоспособность. Для улучшения обслуживания клиентов необходимо провести его автоматизацию.

Автоматизация склада уменьшает время и трудозатраты на комплектацию заказов, повышает качество (исключает пересортицу, неполную комплектацию), позволяет наилучшим образом использовать складские площади, организовать и оптимизировать работу складских работников, движение товаров и документооборот, обеспечить прозрачность и управляемость цепочками поставок.

Набор инструментов системы управления складом позволит принимать правильные решения и максимально эффективно использовать ресурсы компании.

Если товар испорчен или просрочен

Товар с истекшим сроком годности, залежавшийся, испорченный при перевозке или при хранении, в соответствии с законодательством требует утилизации. На проведение этой процедуры установлены государственные нормы. Проводится экспертиза продукции.

В случае выявления некачественных, предоставляющих угрозу здоровью, непригодных товаров составляются акты, в которых это отражено, и подписываются членами комиссии.
Не существует установленного порядка списания просроченного товара по причине истечения его срока годности. При выявлении этого в процессе инвентаризации составляется запись по общей схеме отражения результатов.
В результате инвентаризации также может быть выявлена недостача, тогда в бухгалтерском и налоговом учете сумму данного товара относят на:

  • издержки, связанные с обращением или производством в пределах естественной убыли;
  • счет лиц, виновных в этом – сверх норм естественной убыли;
  • прочие расходы организации – без установления виновных лиц.

Фактическое наличие ТМЦ вносят в инвентаризационную опись (форма ИНВ-3). Для отражения выявленных отклонений между данными бухучета и фактическим наличием предназначена сличительная ведомость ИНВ-19. Итоговые данные переносятся в ведомость ИНВ-26.

Как упростить складской учет?

Программа для автоматизации бизнеса Класс365 — это незаменимый помошник в работе со складскими операциями. Онлайн-решение позвояет работать где угодно, с любого устройства с выходом в Интернет, без привязки к рабочему компьютеру.

Возможности Класс365 для складского учета:

  • прием, списание, инвентаризация, переоценка товара в 2 раза быстрее
  • автоматическая выписка учетных и сопроводительных, документов, накладных, ордеров
  • отчеты в 1 клик, анализ неликвидных товаров
  • контроль неограниченного количества складов
  • партионный учет
  • адресное хранение товара
  • контроль сроков хранения товара

class365.ru

Проводки по излишкам и недостачам при инвентаризации

Проверить фактическое наличие и остатки имущества – непосредственная заинтересованность самой компании, это позволит убедиться в точности подготавливаемой к сдаче в ФНС отчетности. Как провести и правильно оформить результаты ревизии, какими документами руководствоваться, как отразить в проводках излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации – расскажем в статье.

Готовим и проводим инвентаризацию

Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.

Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:

Причинами проведения инвентаризации, помимо ежегодной обязанности, могут стать:

  • Смена материально ответственного лица;
  • Факт хищения или порчи;
  • Стихийное бедствие;
  • Причины организационного характера (смена руководителя, реорганизация и пр.):

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Результатами инвентаризации могут быть:

Для проведения инвентаризации на предприятии формируется комиссия в составе не менее трех человек. По результатам инвентаризации комиссия оформляет сличительные ведомости, инвентаризационные описи, акты:

Оформляем результаты инвентаризации в проводках

Заключительным этапом инвентаризации выступает приведение в соответствие данных бухгалтерского учета, при этом часто возникает необходимость списать недостачи или, напротив, оприходывать излишки ценностей.

Как отразить в проводках выявленную недостачу при инвентаризации

Недостачу необходимо отразить на сч.94 в корреспонденции со счетом учета списываемого имущества:

Далее действуем одним из двух способов:

1) Виновные не установлены (не найдены).

Можно списать недостачу в пределах утвержденных норм естественной убыли на расходы по основному виду деятельности. Недостача при инвентаризации проводки:

Если естественные нормы убыли на определенные виды имущества не установлены или недостача их превышает, то ее относят на прочие расходы и отражают проводкой:

Важно помнить, что в налоговом учете признать расходы сверх норм естественной убыли нельзя (ст.254 НК РФ).

2) Виновные установлены, ущерб возмещается за их счет.

В данной ситуации важную роль играет наличие и содержание договора о материальной ответственности, а также нормы ТК РФ, содержащие указания о предельном размере и порядке удержаний сумм из заработной платы работников. Если виновное лицо не является работником организации и согласно возместить ущерб (лучше оформить соглашение о добровольном возмещении ущерба), то можно внести денежные средства в кассу или на расчетный счет. Бухгалтер отразит недостачу проводками:

  • Дт 73 Кт 94 – недостача отнесена на виновное лицо;
  • Дт 50 (51) Кт 73 – виновное лицо возместило недостачу.

Если возмещение недостачи определено по рыночной стоимости, превышающей балансовую, то сумму превышения отражают проводками:

  • Дт 73 Кт 98 – отражена разница в стоимости недостачи;
  • Дт 98 Кт 91 – разница отнесена на прочие доходы.

Если лицо не признает себя виновным и не согласно возместить ущерб, то недостачу списывают на прочие расходы (как в случае с неустановленным виновником) и ждут решения суда.

Как отразить в проводках выявленные излишки при инвентаризации

Излишки в ходе инвентаризации, как правило, выявляются реже. Их учет ведется по рыночной стоимости, которую необходимо подтвердить одним из способов:

  • Справкой общества, составленной на основании анализа цен на аналогичное имущество (накладные поставщиков, объявления о продаже схожих объектов в СМИ, справка из органов статистики и т.п.);
  • Справкой, составленной независимым оценщиком (более предпочтительно).

Излишки ценностей по рыночной цене относят на прочие доходы и оприходывают проводкой:

Если в ходе ревизии выявлена недостача одной ценности и излишек другой, этот факт также необходимо отразить в учете.

Ситуация: При инвентаризации склада запчастей выявлена недостача трех втулок стоимостью 4 500 руб/шт, и излишек в виде трех форсунок стоимостью 6 700 руб/шт.

buhspravka46.ru

С какими документами работает кладовщик

Бланки: Рабочая инструкция кладовщику

1.6. Кладовщик обязан выполнять работы, связанные с приемкой и сдачей смены, своевременной подготовкой к работе рабочего места, приспособлений и содержанием их в надлежащем состоянии, уборкой своего рабочего места, ведением установленной документации.

В чем заключается работа кладовщика? много требуются в газете

2. 7. Составляет дефектные ведомости на неисправные инструменты, приборы и т. д, актов на их ремонт и списание, а также на недостачу и порчу материалов.

2. 9. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.

2. 12. Контролирует состояние техники безопасности и принимает меры к устранению выявленных недостатков, нарушений правил производственной санитарии, несоблюдения рабочими инструкций по охране труда.

Кладовщик (Техник склада)

Например, склад продуктового магазина – это ряды стеллажей и холодильные установки. У каждого стеллажа – своё точное назначение: понятно, что у хорошего колбаса не может храниться вместе с хлебом, а конфеты вместе с сыром.

На заводском складе по разным стеллажам разложены детали или инструменты, необходимые для выпуска продукции. Особый склад предназначен для хранения готовой продукции.

Кладовщик — нафига большой оклад? Лучше маленький но склад!

Необходимость в должности кладовщика возникла с увеличением объёмов продаж товаров и увеличении складских помещений, где необходимо вести своевременных учёт материальной продукции.

Некоторые подробности о профессии кладовщик

Именно бухгалтер должен быть в курсе, какие ТМЦ помещены на складские стеллажи. сколько современных стеллажей находятся в его ведении, и следить за движением сырья и готовой продукции на производстве. Современные стеллажи позволяют рассортировать товары для удобства учета, загрузки и выгрузки, сберечь форму и внешний вид.

Специальные люди, отвечающие за хранение товара, были известны еще в античности, а затем и в средневековье.

Профессия кладовщик

Обязанности этой профессии таковы, что, несмотря на кажущуюся легкость, не каждый способен с ними справиться.

С какими документами работает кладовщик

Кладовщик работает на складе совместно с другими сотрудниками (кладовщиками, логистами, грузчиками).

Функциональные обязанности и нюансы работы кладовщика магазина

Кроме того, кладовщик должен хорошо изучить номенклатуру товара, знать весь ассортимент товара и места его хранения. Так же основополагающим, в работе кладовщика, является организация приема – отпуска товара.

sudimoskvi.ru

Популярное:

  • Пособие рождение ребенка смоленск Пособие рождение ребенка смоленск Изменения законодательства, регулирующего предоставление ежемесячной денежной выплаты гражданам, которым присвоено звание «Ветеран труда Смоленской области» В соответствии со статьей 2 […]
  • Основные туристские законы Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ"Об основах туристской деятельности в […]
  • Муниципальная собственность это в конституции § 2. Муниципальная собственность: понятие и содержание Муниципальная собственность является одним из важнейших институтов с помощью которого формируются властные полномочия в системе местного самоуправления, а также […]
  • Постановление пленума верховного суда от 4 декабря 2014 года ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПЛЕНУМА ВЕРХОВНОГО СУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 4 декабря 2014 года №16 О судебной практике по делам о преступлениях против половой неприкосновенности и половой свободы личности В связи с вопросами, возникающими у […]
  • Приказ минфина 29 июля 1998 Приказ минфина 29 июля 1998 В ДЕМО-режиме вам доступны первые несколько страниц платных и бесплатных документов.Для просмотра полных текстов бесплатных документов, необходимо войти или зарегистрироваться.Для получения полного […]
  • Прокурор мохов александр Прокурор мохов александр Адрес 107140, г. Москва, ул. Краснопрудная 22Б (схема проезда) Телефоны для обращения граждан +7 (495) 785-70-00 Телефон для обращения СМИ +7 (495) 785-70-00 (доб. 180) Факс +7 (499) 266-16-75 Отдел с […]
  • Восстановление срок прокурору Восстановление срок прокурору Адрес 107140, г. Москва, ул. Краснопрудная 22Б (схема проезда) Телефоны для обращения граждан +7 (495) 785-70-00 Телефон для обращения СМИ +7 (495) 785-70-00 (доб. 180) Факс +7 (499) […]
  • Нотариусы в кузнечиках Нотариусы Подольск, Щербинка, Климовск, пос. Львовский Нотариусы: Подольск, Щербинка, Климовск, пос. Львовский. В Подольске среда архивный день у всех нотариусов. 1) Алтухова Марина Анатольевна А-Б Адрес: Московская […]