Факт проживания в гостинице

Содержание:

Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Каждый работник, направленный работодателем в служебную командировку, обязан по возвращении из нее отчитаться перед работодателем о результатах командировки и расходах, понесенных им в период командировки, в том числе предоставить отчетные документы за проживание в гостинице или ином жилом помещении. Отсутствие отчетных документов либо их оформление с нарушением установленного порядка может повлечь невозможность подтверждения расходов (в полном объеме или в части), а значит, и возможный отказ в возмещении данных расходов работодателем. О том, как должны быть оформлены данные документы, вы узнаете из настоящей статьи.

Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

В силу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.

Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным главой 35 Гражданского кодекса РФ.

Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г. (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771 ), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки (п. 7 Положения).

Оплата гостиницы в командировке

Денежные средства для оплаты проживания работника в гостинице или ином жилом помещении в период служебной командировки выдаются работодателем в виде аванса при убытии работника в командировку (п. 10 Положения). При осуществлении оплаты номера, в котором проживал работник, гостиница должна выдать кассовый чек или иной документ, оформленный на бланке строгой отчетности (например приходный кассовый ордер), который и будет подтверждать расходы на проживание в командировке. Данное правило предусмотрено абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Если работник проживал не в гостинице, а в ином жилом помещении, например на квартире, снятой работником по договору найма жилого помещения, то факт несения расходов подтверждается распиской наймодателя о получении денежных средств от работника.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Наиболее часто встречающимся вопросом, связанным с оплатой проживания работника бюджетного учреждения в командировке, является вопрос о том, к какому коду КОСГУ должны относиться произведенные работником расходы на проживание. В соответствии с разделом V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, оплата проживания в гостинице в командировке относится на подстатью 212 «Прочие выплаты».

glavkniga.ru

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Поэтому компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим также кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

  1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
  2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Образец квитанции, подтверждающей проживание в гостинице

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Важно отметить, что в случае, когда командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает данные расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС могут возникнуть претензии. В этом случае компания может отстоять свои расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

В ситуации, когда на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

Оплата проживания в гостинице в командировке при отсутствии подтверждающих документов производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

Отметим, что в Москве данный запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. А у компании должны быть другая документация, подтверждающая командировку сотрудника, например приказ о командировке, проездные документы и т. д.

Оплата гостиницы в командировке на основании справки, полученной по запросу, может быть не принята налоговыми органами. Важно отметить, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания может опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Данное постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице могут отсутствовать в случае, когда компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. В данном случае оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

В случае если затраты на завтрак указываются в счет отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в расходы на проживание. Подпункт 12, п. 1, ст. 264 НК РФ указывает на то, что к затратам на размещение могут быть отнесены дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Также письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.

В случае если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы могут начислить НДФЛ на указанную сумму. Страховые взносы в данном случае начислены быть не могут, на что указывают письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985

Другие гостиничные сервисы

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг может потребоваться доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Но не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудником был превышен лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

clubtk.ru

Факт проживания в гостинице

Какие документы должна выдавать гостиница, чтобы подтвердить проживание в командировке для отчета?

По всем заданиям от своего руководства сотрудник должен отчитываться о их исполнении. Выезжая за черту города по поручению руководителя, работник компании должен заблаговременно позаботиться о том, чтобы при возвращении подтвердить документально свое проживание в служебной поездке. Можете скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для России. Это правило действует обязательно для любого работника компании.

Проживание в отеле

Отправляясь по делам фирмы в другой город, сотрудник решает важнейшие вопросы для своей организации. Следовательно, он должен подумать о месте своего нахождения. При этом следует останавливаться в таком районе города, откуда было бы комфортно решать все служебные дела. Наиболее оптимальный вариант в этом случае – отель.

Какие документы должна выдавать гостиница командировочным, чтобы подтвердить факт их пребывания в данное время в гостинице? Обычно, это счет за оплату проживания.

Список документов

Счет из отеля для авансового отчета являет собой бланк формы 3г, который содержит такую информацию:

  • реквизиты гостиницы;
  • дату, название, номер составления бланка;
  • информацию о клиенте, который проживает в отеле, указывая точный срок пребывания;
  • расчет стоимости полностью – подтверждение затрат на проживания в отеле в служебной поездке;
  • печать отеля и подпись ответственного лица.

Для бухгалтера, работник после приезда, должен предъявить документы из гостиницы, которые подтверждают проживание, для авансового отчета также необходим будет кассовый чек. Конкретно этот чек, который выдан после полного расчета, послужит подтверждением расходов работника, которые ему нужно возместить.

Счет отеля без кассового чека

Счет отеля без кассового чека не считается документом, который подтверждает проживание. В данном документе также может указываться стоимость всех услуг дополнительно, которые оказаны работнику во время проживания в гостинице. Впрочем, оплата переговоров по телефону, стоимости обедов или завтраков, стоянка автомобиля или оплата проезда возмещаются работнику лишь в том случае, если это предусматривается договором или с личного согласия директора организации. Для этого нужно оформить командировочное удостоверение, а также авансовый отчет.

Документооборот отеля для отчетности

Для слаженной работы любой гостиницы в рамках закона, нужно правильное составление документов в гостинице. Вся работа в гостинице основывается на оказании клиентам определенных услуг. Чтобы устранить возможные конфликты в отношениях с клиентами, все услуги должны обязательным образом фиксироваться в гостинице в документах строгой отчетности. Перечень этих бланков может отличаться,
в зависимости от типа хозяйственной деятельности гостиницы. Каждая гостиница может показать документы и чеки, которые подтверждают проживание в отеле в служебной поездке, в 2-х вариантах:

  • документы регистрации компании;
  • внутриорганизационные документы гостиницы.

Во внутриорганизационные бланки включаются также документы, которые подтверждают затраты на отель, проживание и услуги дополнительно. Эти документы должны отвечать требованиям к оформлению, которые установлены в местонахождении гостиницы. Ведь конкретны такие, необходимы документы за проживание в отеле для бухгалтерии компании работника, чтобы ему возместили все расходы.

Как составляются документы в гостинице?

Эта документация может быть первичной и вторичной. В первичную входят бланки строгой отчетности. Чеки должны быть с официально зарегистрированными в налоговой службе ККМ. Чек из гостиницы для отчета считается очень важным, в нем отражается срок нахождения в гостинице, стоимость услуг дополнительно, наименование и так далее.

Вторичная документация – это разные бланки, форма которых устанавливается самим руководством гостиницы.

Главное предназначение чеков из гостиницы

В большинстве случаев, командировочные люди, приезжающие в другой город, проживают в отелях. Впрочем, некоторые предпочитают жить в съемных частных квартирах, при этом, не думая, что позже нужно будет подтверждать командировочные траты при составлении авансового отчета. Самому сделать чек в этом случае будет не просто, так как бланк имеет некоторые особенности. Подобный документ, как правило, состоит из гостиничного кассового чека и формы 3г. В бланке обязательным образом должно указываться название гостиницы, ИНН продавца услуг, печать заведения и подписи лиц, которые ответственны.

Гостиничная квитанция для служебной поездки на бумажном носителе обычно востребована среди сотрудников государственных учреждений. После приезда надо сдать бухгалтеру авансовый отчет на командировочные траты, пример составления которого, имеется в каждой компании. Этот отчет подтверждается конкретно гостиничным чеком, на основании которого работнику возмещаются все затраты на проживание и услуги гостиницы. Именно по этой причине, предоставлять документы из гостиницы, для лиц, отправленных в командировку 2016-2017 – это дело первоочередной важности.

Коммерческие фирмы могут пользоваться различными отчетными схемами. Некоторые заблаговременно выделяют работнику, который уезжает в служебную поездку, определенную сумму денег, предусматривающую затраты на проживание, питание, транспорт и так далее. Впрочем, случаются ситуации, когда срок отчета по командировочным затратам 2016-2017 проходит, а работник не может найти чеки из гостиницы. Следовательно, по согласию с директором, работник организации может пользоваться услугами компаний, которые предоставляют документы для отчета за гостиницу, для подтверждения оплаты услуг проживания.

Чек из гостиницы и официальную квитанцию для служебной поездки могут выдавать лишь служащие гостиницы. Но, если официальные бланки утрачены, можно обратиться в фирмы, которые специализируются на продаже чеков. За небольшую стоимость эти фирмы предложат вам купить для командировочных подлинные отчетные документы.

Пребывая в командировке, сотрудник должен подумать о последующем возмещении всех сопутствующих трат. Поэтому необходимо заблаговременно узнать, какие документы дает гостиница за проживание. Помимо этого, следует узнать в бухгалтерии своей организации, считается ли счет отеля бланком строгой отчетности. В некоторых компаниях могут попросить дополнительные бланки. Это все нужно узнать заблаговременно, чтобы успеть запросить их в гостинице проживания.

moskowchek.ru

Факт проживания в гостинице

Какие документы должны быть предоставлены для отчета о проживании в гостинице в период командировки
Любое задание руководства требует от сотрудника отчета о его выполнении. Отправляясь в командировку, сотруднику компании заранее следует озаботиться тем, как он будет подтверждать расходы на проживание. Для этого можно скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для РФ. Этот вариант подойдет для любого сотрудника компании.

Проживание в гостиничном номере

Направляясь для решения служебных задач в другой населенный пункт, работник выполняет важную функцию для своей компании. Поэтому очень важно организованно подойти к решению жилищного вопроса на этот период. Район проживания должен быть выбран с учетом места нахождения основного рабочего места во время командировки. Самым оптимальным и удобным вариантом, как правило, становится гостиница.

Какие документы из гостиницы для командировочных подтверждают факт их проживания на ее территории? В первую очередь это счет на оплату проживания в гостиничном номере.

Cчет проживания в гостиничном номере, форма 3Г

Он имеет унифицированную форму 3г и содержит в себе следующие данные:

— реквизиты учреждения предоставляющего апартаменты;
— наименование и номер бланка;
— дату заполнения;
— персонифицированные данные гостя и указание точного периода проживания;
— подробный расчет стоимости (является подтверждением понесенных расходов на проживание в гостинице);
— подпись ответственного лица и штамп учреждения.

По возвращению из командировки сотрудник компании должен передать в бухгалтерию гостиничные документы, подтверждающие факт проживания. При этом к авансовому отчету должен быть приложен гостиничный кассовый чек. Именно на основании информации отраженной в этом чеке, будут подтверждены расходы, понесенные работником и требующие возмещения. Сам по себе гостиничный счет без приложенного к нему кассового чека не является основанием для компенсации расходов сотрудника организации, вернувшегося из командировки.

В этом документе также может быть указана информация о стоимости всех доп услуг, которые были оказаны работнику в период пребывания в гостинице. Возмещение расходов на телефонные разговоры, питание, проезд и использование личного транспорта происходит только на основании предварительной договоренности об этом с работодателем. Все это должно быть указано в авансовом отчете и командировочном удостоверении.

Гостиничный документооборот

Нормальная деятельность любой гостиницы предполагает налаженную систему оформления документов в рамках действующего законодательства. Работа учреждения основывается на предоставлении конкретных услуг своим гостям. Во избежание возможных конфликтных ситуаций, все оказанные услуги должны быть отражены в документах строгой отчетности гостиницы. Однако, в зависимости от формы хозяйственной деятельности заведения, бланки могут отличаться.

Гостиничные чеки и другие документы могут быть двух видов:

— регистрационные документы организации;
— внутренние документы гостиницы.

К внутри организационным бланкам относят документы, подтверждающие оплату услуг гостиницы – проживание и дополнительные сервисы. Эти документы должны соответствовать требованиям законодательства конкретного региона, в котором зарегистрировано и ведет свою деятельность учреждение. Именно на их основании бухгалтерия организации командированного сотрудника сможет возместить понесенные им расходы на проживание.

Каким образом происходит оформление документов в гостинице? Документы могут быть первичными и вторичными. К первичной документации относят бланки строгой отчетности. Чеки должны быть напечатаны на кассовом аппарате с ККМ зарегистрированном в налоговой службе. Для авансового отчета наибольшую важность имеет гостиничный чек, так как в нем указаны сроки пребывания в гостинице, стоимость всех услуг, включая дополнительные, наименование заведения и т.д.
Под вторичной документацией понимают разнообразные бланки гостиницы, форма которых установлена руководством учреждения.

Зачем нужны гостиничные чеки?

Большая часть командированных работников останавливаются в гостиницах. Однако некоторые все же предпочитают снимать частные квартиры. При этом мало кто отдает себе отчет в том, что подтвердить в такой ситуации понесенные расходы будет невероятно сложно. Самостоятельно изготовить такой чек невозможно, так как он имеет определенные стандарты и отличительные особенности. Документ представляет бланк по форме 3г и кассовый чек. При этом в реквизитах документов должна быть информация о наименовании гостиницы, ее ИНН, подписи ответственных сотрудников и штамп.

Гостиничные квитанции на бумажных носителях чаще всего используются среди сотрудников государственных предприятий. После возвращения на постоянное место работы следует передать авансовый отчет в бухгалтерию. Пример его заполнения должен быть у каждого работодателя. В качестве подтверждения информации предоставленной в отчете к нему прикладывают гостиничный чек – это станет основанием для возмещения понесенных затрат. Именно по этой причине сдавать документы из гостиницы для командировочных 2016-2017 – важный этап в закрытии служебной поездки.

Частные компании используют различные варианты отчетности. В некоторых случаях сотрудникам заранее выделяется определенная денежная сумма, которая предусматривает затраты на аренду жилья, питание, транспортные расходы и прочее. Но бывают ситуации, когда срок предоставления командировочного отчета истекает до того, как сотрудник успевает его сдать. Это связано как раз с отсутствием гостиничных чеков. В таких случаях, если работодатель не против такого решения проблемы, то сотрудник компании может прибегнуть к услугам фирм, предлагающих услуги по предоставлению гостиничных чеков.

Официально такие документы могут выдавать только сотрудники гостиницы. Однако если произошла утрата настоящего документа, можно обратиться в специализирующуюся на этом фирму. За приемлемую цену можно приобрести подлинные документы для командировочных.
Пребывая в служебной поездке, работник должен озаботиться о том, каким образом ему компенсируют его расходы. Именно поэтому необходимо заранее выяснить в бухгалтерии своей компании, какие документы следует получить в гостинице для подтверждения своего проживания в ней. Кроме того следует узнать является ли гостиничный счет бланком строгой отчетности. Некоторые организации запрашивают дополнительные документы. Это нужно выяснить заранее, для того чтобы своевременно решить все вопросы с проживанием.

moskowchek.ru

Факт проживания в гостинице

Пребывание сотрудника вне постоянного места работы определенное время для выполнения поручения по службе называется командировкой. Перед отправкой работника в командировку руководителю необходимо издать приказ или составить распоряжение директора организации о направлении сотрудника. Фактический срок начала и окончания поездки определяется по дате на проездных билетах, которые предоставляются работником по приезду. Если сотрудник едет на своем виде транспорта, то срок пребывания им по служебным делам указывается в служебной записке.

В отчетные документы входят суточные, они полагаются командировочному за каждый день (включая выходные), а также дни в дороге. Размер их зависит от нахождения в России или за границей, соответственно 700 и 2 500 рублей в сутки. Квитанция гостиницы Москва подразумевает, что командировочный был в России. У зарубежных поездок свои нюансы. Если суточные в валюте, они пересчитываются в рубли по действующему курсу. Однодневные служебные поездки не являются командировкой и не предполагают наличие суточных.

Для отчетности в бухгалтерию необходимо предоставить проездные документы установленной формы на всех видах транспорта, причем при авиаперелете следует сдать помимо самого билета посадочный талон. Если командировочному пришлось воспользоваться услугами такси, то нужно взять у водителя подтверждающий документ – квитанцию на оплату услуг и заказ-наряд для перевозки пассажиров и багажа на предоставление транспортного средства.

Оплата жилья тоже должна быть подтверждена документально, как, например, квитанция гостиницы Москва. Касаемо гостиниц – это бланк строгой отчетности с реквизитами и выделенной суммой НДС, самостоятельно разработанный самой гостиницей. Можно предоставить чеки на оплату доп.услуг гостиницы (сюда не входят чеки за обслуживание в номерах, в саунах, фитнес-центрах, а также чеки за питание). Подразумевается, что питание входит в оплату суточных. Проживание в частном секторе не имеет документального подтверждения и поэтому не входит в пакет отчетных документов.

Чем чревата утеря чека гостиницы после командировки?

Каждое предприятие должно заботиться о своих подопечных, поэтому для любого сотрудника, если он или она отправляется в продолжительную командировку, жилье должно быть предоставлено обязательно. Рассчитывается за комнату в отеле человек конечно средствами фирмы или своими деньгами, поэтому, в доказательство факта снятия жилья и стоимости, необходимо брать чек и хранить его.

Это делается для того, чтобы предъявить неопровержимое доказательство своему начальству и быть в расчете, без долгов или выговоров. Насколько известно, сегодня никто никому на слово не верит, поэтому данный фактор нужно учитывать и принимать во внимание при каждой командировке. Но что делать, если чек снятия комнаты в отеле утрачен?

Конечно, начальство вас не похвалит за потерю документа, ведь даже небольшие деньги, ни одно предприятие не захочет терять, поскольку на доверии сегодня рабочие отношения не строятся. На первый раз, возможно, вам поверят или простят, но сомнения в вашей честности могут появиться в глазах вышестоящего руководства. Поэтому старайтесь держать такой важный документ как чек, в сохранности.
Если вы утеряли чеки гостиниц в командировке, и нет надежды отыскать пропажу, то вы можете пострадать финансово, в прямом смысле этого слова. Причем, чьи бы вы деньги не тратили, они к вам уже не вернутся. В случае если вы расплатились своими деньгами, и утеряли чек, вы не сможете доказать своим начальникам, что платили деньги и какую сумму. В ситуации, когда расчет производился за жилье средствами компании, но чеков на использование жилья не было предоставлено, то, естественно, эта сумма может быть списана с вашей зарплаты.

Если непоправимое случилось, и вы потеряли чеки гостиниц в командировке, можно их восстановить, перезвонив в отель, где вы снимали жилье. Даже если вы находитесь в другом городе или даже стране, не нужно возвращаться, следует попросить сбросить данные в электронном формате, на адрес вашего предприятия. В большинстве случаев, персонал отеля идет навстречу своим клиентам и выполнит вашу просьбу, чтобы в следующий раз, вы не теряли чек и брали номер именно у них.
Как видите, даже утрата документа, может быть решена без потерь, но старайтесь быть внимательнее и держать контроль даже над самыми тяжелыми ситуациями.

Какие чеки необходимо собрать, находясь в командировке?

Командировка всегда связана с отчетностью. Каждый работник, отправляясь в командировку, должен подумать об отчетных документах. Какие отчетные документы должен предоставить работник, после возвращения из служебной поездки?
Командировка – это поездка сотрудника в другую местность, связанная с выполнением служебного задания.
Она должна быть оформлена приказом.
При оформлении командировки сотруднику должны быть выданы следующие документы:
1. Служебное задание, в котором содержится информация о работнике: Фамилия, имя, отчество, должность, куда и на какой срок направляется. В этом документе также должно быть указано
наименование предприятия и причина командировки.
2. Приказ о командировке, где указано, что направляется именно этот сотрудник и дублируется информация, которая содержится в первом документе.
3. Командировочное удостоверение, где отражена информация о начале и окончании командировки. Такой документ должен быть заверен печатью и выдан в одном экземпляре. По командировочному удостоверению производится выплата командировочных денег.
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации сотрудникам, которые отправлены в командировку, должны быть возмещены все расходы, связанные с этой поездкой.
Основные статьи расходов служебной поездки:
1. Проезд.
2. Проживание.
3. Питание.
4. Различные бытовые услуги.
5. Телефон и интернет.
Отправляясь в служебную командировку, сотруднику необходимо ознакомиться с перечнем документов, которые по возвращению из деловой поездки нужно будет предоставить:
1. Гостиничный чек или другой документ, который подтвердит расход по найму жилья.
2. Счет по форме 3Г (3ГМ).
3. Товарный чек, где будет подтверждена оплата за различные товары и услуги.
4. Различные кассовые чеки, подтверждающие оплату услуги автосервиса, заправки, парковки и
т.д.
5. Документы, которые подтвердят услуги транспорта.
Отчетные документы и их грамотное заполнение имеют большое значение. Если не предоставить чеки для командировки или предоставить не правильно заполненные документы. В этом случае работодатель может отказать компенсацию за эти расходы.
Если вам не удалось забронировать номер в гостинице и не оказалось свободных номеров. Можно остановиться в: мини – отелях, домашних гостиницах, квартирах посуточно , мотелях, которые оказывают такие виды услуг и выдают отчетные документы. Если проживание в квартире посуточно дешевле обойдется, чем снять номер в гостинице, можно смело этим воспользоваться, получив чеки для командировки.

Подлинные чеки гостиницы всегда имеют подтверждение

Сотрудник любой компании, возвратившийся из командировки, обязан отчитаться в бухгалтерии по расходу денежных средств. Основной статьей расхода являются услуги гостиницы. Командировочный обязан предоставить чеки гостиницы с подтверждением своего пребывания в ней.
Гостиницы работают по разным системам налогообложения, рассмотрим пакет получаемых документов для каждой. Если гостиница, в которой вы проживали, работает с НДС:
• Счет, на котором стоит печать гостиницы.
• Кассовый чек
Счет-фактура. Необязательный документ, предоставляется только по требованию бухгалтерии. Для получения счета-фактуры необходимо иметь доверенность, предварительно оформленную в бухгалтерии, а так же следующие данные:
• Полное наименование организации, в которой вы работаете
• Полный юридический адрес компании
• ИНН и КПП организации запрашивающей документ
Если гостиница работает без НДС, по ( УСН ).
• Счет, на котором стоит печать гостиницы.
• Кассовый чек
• Справка, в которой подтверждается работа по УСН , выдается так же по требованию бухгалтерии.
Так же, для более полного подтверждения пребывания командировочного в гостинице можно предоставить следующий пакет документов:
• Акт о выполнении работ
• Договор на оказание гостиничных услуг
• Прайс цен на гостиничные услуги.
Сегодня можно встретить информацию о множестве фирм, которые предлагают чеки гостиницы с подтверждением по низкой цене. Командировочный, приехав на место, не останавливается в гостинице, а сэкономив, таким образом, деньги покупает поддельные чеки. Но бухгалтерии это легко проверить, в обязательном порядке на этих чеках должны быть указаны все реквизиты и контактная информация гостиницы. Сотруднику бухгалтерии достаточно сверить данные в чеке с данными размещенными в интернете (на сайте гостиницы, или информационных ресурсах), а затем позвонить по номеру указанному в договоре или отправить запрос почтой. Далее следует оператору назвать фамилию, имя, отчество проверяемого и номер счета, который был предоставлен и на основании этого получить информацию, имя постояльца, дата и срок проживания в данной гостинице. По запросу бухгалтерии эта информация так же может быть выслана по почте. А если командировочных было несколько и они останавливались в одной гостинице, то их документы сверяются между собой. Смотрят на идентичность бланков, печатей, а так же стоимость

Подтверждение проживания в отеле при запросе из бухгалтерии

В обычной жизни современного человека приходиться часто, а кому-то не очень, ездить в различные командировки. Останавливаться в различных гостиницах или отелях. И по приезду домой в родные стены своей компании или организации очень скрупулезно и волнительным моментом будет подтверждение проживание в гостинице или отеле, для возврата своих кровных. Чтобы бухгалтера вашей «конторы» спали спокойно и нервы ваши были целы, советую подготовиться к отчету основательно.

Для начала ,еще перед отъездом в командировочный город, советую обзавестись Доверенностью и справкой-требованием из бухгалтерии о выдаче вам на руки счет фактуры или справки работы по УСН . Будьте внимательны , лучше проверить все на месте, чем потом доказывать свою правоту.

Доверенность должна быть составлена на ваше имя (без ошибок и описок), обязательно включать в себя

• Полное название предприятия.
• Юр.адрес (обязательно индекс, город, улица, дом).
• ИНН и КПП компании.
Ну, теперь в путь. При регистрации или оформлении в гостинице вам должны выдать квитанцию или заключенный с вами договор ,с точными данными :
• Наименование гостиницы;
• ФИО гостя, следовательно, Вас;
• Номер комнаты или койко-места в номере (краткое описание «люкс, полулюкс, эконом, койко-место)
• стоимость номера или койко- места в нем;

Естественно все без ошибок и описок. А на выезде не забудьте получить:

1.Кассовый чек.
2. Счет, обязательно с живой печатью отеля.
3. Счет фактуру.
Это при условии, что вы проживали в гостинице, работающей с НДС.
При работе гостиницы по Упрощенной Системе Налогообложения (без НДС), то нужно предоставить справку, о подтверждении работы по УСН (по требованию бухгалтерии, и при наличии доверенности, которые вы привезли с собой).

Также вы можете подтвердить свое проживание в гостинице
• актом выполнения работ
• договором на оказание услуг
• прайс листом цен на услуги отеля

Если гостиница не имеет кассового аппарата , то вместо чека вам должны выдать бланк строгой отчетности с обязательными реквизитами :

• адрес действующего исполнительного органа юр. лица,
• шестизначный номер и серия документа,
• ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ.

Иностранные компании выдают документы: INVOICE или “PRO-FORMA-INVOICE”, на русском это тот же СЧЕТ. А акты выполненных работ – по запросу (доверенность) без ограничений. Обязательно обзаведитесь этим актом, чтоб потом Валютный контроль банка, который и требует этот Акт (ссылаясь на валютное законодательство) т. к. счёт для них не является документом, к вам не «прицепился».

Для отчета о командировочных средствах сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию следующие документы:

1.Кассовый чек или бланк строгой отчетности.
2. Счет, подтвержденный печатью гостиницы.
3. Счет фактуру (если работают с НДС) или справку, о подтверждении работы по УСН
4. акт выполненных работ (если иностранный отель) или по желанию
5. прайс лист цен на услуги отеля (необязательно)
6. договор на оказание услуг (по возможности).

В случае если бухгалтерия сделает запрос о подтверждении проживания в гостинице, то отель обязан предоставить его. А запрашивать бухгалтера любят по разному:
но чаще всего это телефонный звонок ,
Для проверки подлинности документов, бухгалтер звонит в отель по номеру , который указан на счете. А регистратор проверяет , достоверность информации, и сообщает ему, где и когда сотрудник останавливался.

Не все гостиницы Москвы готовы предоставить подтверждение проживания командированных

Приехать в командировку в столицу и не найти подходящего жилья для проживания – неприятная, а в некоторых случаях просто неприемлемая ситуация. Каждый день в командировке – это деловые встречи, консультации, семинары, работа на предприятии. Требуется быть отдохнувшим и полным сил, хорошо выглядеть и быть готовым к напряженному рабочему графику.

Жилье необходимо командировочному, пожалуй, больше, чем гостю столицы, прибывшему сюда для отдыха и развлечений. Однако в выборе места для проживания человек, прибывший в командировку, ограничен. Для отчета по командировке ему требуется гостиница с подтверждением факта проживания в ней и оплаты за номер.

Что может быть принято в бухгалтерии в качестве подтверждающего документа
Таким документом может стать товарно-кассовый чек или счет. Заполненный по всем правилам бланк строгой отчетности (чек, квитанция и другое) также является приемлемым для авансового отчета документом. В гостиницах, мини-отелях, хостелах, квартирах, сдаваемых в наем, согласно официальным предписаниям Минфина , могут быть свои разработанные формы таких бланков.

Необходимые сведения, которые должны быть отражены в отчетном документе
Бухгалтерия имеет право принять в качестве отчета о проживании документ, в котором:
• отражена фамилия и инициалы командированного лица;
• наименование юридического лица, принявшего оплату;
• суточная стоимость жилья и продолжительность проживания либо общая сумма, полученная в оплату за все время проживания.
Только имея возможность выдачи документа, отражающего все эти сведения, подтвержденные печатью, гостиница может рассматриваться для проживания в ней командированных.

Где в столице останавливаются командированные
Самым надежным и соответственно самым востребованным местом для проживания в командировке остается гостиница. В абсолютном большинстве случаев здесь будут выданы необходимые документы для оформления грамотного авансового отчета. Важно только заранее убедиться, что это гостиница с подтверждением, имеющая контрольно-кассовую аппаратуру или бланки строгой отчетности.

Иногда солидные фирмы снимают специально для проживания своих сотрудников столичное жилье. В этом случае оплата происходит безналичным расчетом и от сотрудника не требуется подтверждения о проживании.

Купить справку гостиницы проще всего в Москве и Санкт-Петербурге

Для большинства людей дальние командировки весьма обычное дело. В таких поездках человек не редко сталкивается с определенными тонкостями, которые заранее необходимо предусмотреть. Часто такое турне сопровождается пересадками, поездками на поезде, автобусе или полете на самолете, плюс ко всему еще прибытие в незнакомый город, поиск недорогого жилья и решение основной служебной задачи. Как правило все это необходимо решить в самые короткие сроки.

В большинстве случаях приходится много перемещаться по городу, а если учесть, что это мегаполис такой как Москва или Санкт -Петербург и поездка из одного конца в города в другой занимает весь день, то лучшим решением будет купить гостиничную справку заранее. Главное пред поездкой поинтересоваться в бухгалтерии предприятия какой перечень документов необходимо предоставить по завершению командировки.

Практика показывает, что бухгалтер принимает все документы гостиниц или отелей, если они соответствуют всем необходимым условиям и являются действительными. Но иногда по мимо стандартного набора, бухгалтерия может попросить еще дополнительно какую то справку или заверенный документ. Без сомнения ее могут вам предоставить на месте проживания, главное не забыть сообщить об этом заранее администратору отеля.

В случае, если комплект окажется не полным, то это грозит невыплатой денежных средств за проживание с последующим психологическим и эмоциональным разочарованием, если мягко говоря. Ведь, обычно просто хочется предоставить весь комплект документов и вернуть все потраченные вами финансы на проживание. Обще известно, что проживание в современных гостиницах, даже если, это не люкс или пенхаус стоит очень дорого. А если учесть, что командировка может затянуться по непредвиденным обстоятельствам на пару недель, то сумма будет весьма внушительная. Так как часть средств придется внести со своего кошелька, а это не очень то приятно.

В случае если у сотрудника нет проблем в поисках места жительства, то он может использовать данную ситуацию в свою пользу. Допустим купить справку гостиницы в одном месте, а фактически проживать там где ему удобно или выгодно.

Главное пользоваться услугами тех компаний которые могут гарантировать конфиденциальность, оперативность и высокое качество своим клиентам.

Как заказать документы через интернет?

На сегодняшний день, гораздо проще и выгодней заказывать необходимые документы по Интернету. Возможно, только некоторых людей это может быть поводом для возникновения подозрений и неуверенности, вот только это совершенно напрасно – множество реальных предприятий сами предлагают своим клиентам оформить и получить документы через их официальные сайты, так как понимают, что для многих это гораздо удобнее – экономит время и деньги. Заказывать через интернет можно абсолютно любые документы, например:

– авиа ж/д и другие билеты;
– справки о доходах ;
– документы на землю/недвижимость;
– документы, которые устанавливают личность (паспорт/заграничный паспорт/идентификационный код/ свидетельство о рождении/ свидетельство о браке и прочие) ;
– больничные справки;
– документы на транспорт\средства передвижения;
– гостиничные чеки.

Заказ гостиничных чеков

Для примера расскажем в этой статье как можно заказать гостиничный чек. Эта функция станет особенно полезной для компаний, которые отправляют своих служащих в командировки и должны оплачивать их проживания в гостиницах. Заказать гостиничный чек можно, как позвонив по телефону, так и в онлайн режиме. Во втором случае на официальном сайте гостиницы должен быть специальный раздел с указанием формы бланка, которую необходимо заполнить для заказа. Проще говоря, вы обмениваетесь данными с представителем гостиницы (менеджером, дежурным) и он высылает вам чек, который вам остается только лишь распечатать. Эти чеки также остаются в архивах гостиницы, как и письменные.

Прочие полезные возможности

Помимо этого, вы также можете резервировать места в гостинице в онлайн-режиме, будь вы частное лицо, или, опять же, компания, которая отправляет на службу своего работника (работников). Главное – отправляйте заявку заранее, ведь не каждый сервис работает одинаково быстро, так что в случае избежания несоответствий со временем, позаботьтесь об этом как минимум за день.
Гарантии

Заказ документов через интернет полностью лицензирован законодательством, и официально разрешен, так что в случае возникновения спорных вопросов или же неурядиц с компанией вы всегда сможете получить юридическую поддержку. Внимательно читайте раздел с технической поддержкой каждого предприятия, с которого вы хотите заказать необходимые документы, но все они (разумеется те, которые официальные и имеют лицензию) гарантируют своим клиентам сохранность их данных, а также, при их желании, анонимность. Это и не удивительно – никакая компания не хочет потерять лицо.

Квитанция о проживании в гостинице с НДС и без НДС. В чем отличие?

Говоря о налоговой стоимости квитанций по проживанию в гостинице можно говорить в том случае, если речь идет о работнике от фирмы, который во время исполнения рабочих обязанностей пользовался услугами той или иной гостиницы. Можно купить квитанцию о проживании в гостинице Служащий, по окончании командировки должен предоставить своей фирме/компании эту квитанцию, которая будет являться подтверждением его временного проживания там, а фирма/компания, в свою очередь, должна будет возместить ему этот расход, или же, если служащий самостоятельно не оплачивал проживание, отправить оплату на счет гостиницы.

Однако, принять оплату с НДС возможно только в том случае, когда в наличии есть счет-фактура. Если же ее нет, то даже если НДС указана и в кассовом чеке, и в счете – принять НДС нельзя.
Но также есть и другой вариант – это без учета НДС. В таком случае, если не выплачивать НДС, то эту сумму необходимо отправить на другие растраты, которые не будут делать прибыльный налог меньше, чем он есть на самом деле.

Помимо всего прочего, если фирма, от которой работает служащий оплачивает счета по безналичному счету, то гостиница, которая по сути, является плательщиком НДС должна выдать этому служащему, уже вышеупомянутую счет-фактуру. Более этого, вполне естественно, что работник в любом случае должен купить квитанцию о проживании в гостинице, дабы была предоставлена отчетность, как для фирмы, от которой он работает, так и для гостиницы, в которой он проживал в период своей командировки.

В бланке отчетности должен присутствовать счет, только если его нет – то самостоятельно рассчитывать его не предусмотрено, так что считается, что и оплачивать этот счет нет необходимости.

Итак, разница гостиниц, работающий с НДС и без:
1.) Когда гостиница работает с НДС, она должна предоставлять:
– Счет с печатью;
– Счет-фактуру;
– Кассовый чек.
2.) Когда гостиница работает без учета НДС:
– Счет с печатью;
– Кассовый чек;
– Прайс-лист (по желанию);
– Документ о выполненной работе (по желанию);
– Договор о предоставлении гостиницей слуг (по желанию).

Если от фирмы в гостинице проживал не один сотрудник, а два или несколько, то во избежании бухгалтерских несоответствий и прочих мелких ненужных проблем, советуем сделать следующее. Находясь в одной гостинице, берите чеки в одном месте, иначе на чеках будет указаны данные, говорящие о том, что сотрудники проживали в одном и том же месте, а сумма за их проживание будет разная. И еще одно – старайтесь заказывать документы заранее, так как времени на их подготовку может уйти больше, чем требуется и это станет причиной вашей задержки.

Нет справки о проживании в гостинице? Придется оплатить командировку из кармана

Работа – это часть жизни каждого человека. Но, кто-то годами просиживает в уютном офисе и получает свою заработную плату, а кто-то вынужден проводить огромное количество времени в командировке. Впрочем, не каждый служащий знает о том, что в командировке можно не только сделать всю необходимую работу, но и заработать дополнительно. В любом случае, если знать некоторые хитрости и нюансы поездки, можно существенно сэкономить. Например, уменьшить затраченную на поездку сумму поможет справка из гостиницы о проживании.

Конечно, первое о чем думает командировочный человек в рабочей поездке – это жилье. Поселиться можно не только в сдаваемой на сутки квартире, но и в лучшем номере гостиницы города, при этом, не переплачивая из своего кармана. Или же, можно заранее подготовиться к поездке и забронировать для себя недорогой номер в бюджетной гостинице. Например, сегодня очень популярно проживание в хостел. Если заказывать комнату в подобной организации за несколько дней до поездки, то можно получить еще и скидку на проживание.

Конечно, можно поискать жилье подешевле, но если работодатель оплачивает поездку, то и есть возможность выбрать более дорогой вариант в приличной гостинице. Самое главное в этом случае сохранить чеки на проживание. Стоит сказать, что практически в каждом отеле можно договориться с персоналом о получении чека на проживание в дорогом номере.

Символической платы хватит для того чтобы получить подобное подтверждение. При этом реально провести командировку можно в бюджетном варианте гостиницы и заработать на разнице от стоимости этих номеров. Справка из гостиницы о проживании, по факту обяжет работодателя оплатить поездку со всеми затратами на нее. Так, воспользовавшись маленькой хитростью, можно получить достаточно приятный бонус от своей поездки и при этом не испортить отношения с начальством.

Сэкономить на командировке можно при помощи: жилья, дороги, питания и даже времени! На самом деле, служащий может практически в каждом из перечисленных пунктов найти способ заработать. Что же касается вопроса о проживании, то наличие справки является обязательной деталью для любой поездки. Вот и получается, что для того чтобы заработать на командировке, необходимо просто соблюдать маленькие хитрости!

Какие документы необходимы для авансового отчета по командировке?

В каждой третьей профессии есть должность, в обязанности которой входят сезонные командировки, где работнику необходимо отправиться другой регион или страну по заданию руководства предприятия. В обществе бытует стереотип о том, что командировка — это приятных отдых от забот, приятная поездка и полная свобода действий. На самом деле работнику предстоит не только выполнить задачи деловой поездки, но и отчитаться о выполненной работе и средствах, затраченных во время командировки.

После поездки каждый работник обязан заполнить форму авансового отчета о командировке, оформление которой становится проблемой даже для квалифицированных специалистов. Перед поездкой, необходимо ознакомиться с документацией, которая понадобиться для заполнения отчета. В перечень документов входит:
– приказ руководства, в котором описывается задача и цели поездки, а также данные о личности и наименовании предприятия
– удостоверение работника
– чеки, свидетельствующие и сумме расходов на те или иные услуги

Наиболее важными документами являются чеки, которые определят сумму затраченных средств во время командировки. В перечень чеков, необходимых на подведения итогов входит:
– транспортные документы и квитанции
– товарные чеки и квитанции о производственных расходах
– гостиничный кассовый чек, который подтвердит длительность пребывания в гостинице, а также квоту за оказания услуг гостиницей

В первую очередь, необходимо обращаться внимание на длительность пребывания в гостиницы, а также перечень услуг, предоставляемых учреждением. В гостиничный кассовый чек входит:
– длительность проживания
– стоимость внеочередных услуг, оказанных посетителю
– сумму затраченных средств во время пребывания в гостинице

Поэтому работнику, необходимо тщательно соблюдать регламент и сумму выданного аванса, чтобы не превысить рамки выделенных средств. Стоит отметить, что без гостиничной квитанции невозможно заполнить формулу, которую предоставит бухгалтер. Отчет о предоставлении гостиничных услуг является официальным документо , который заносится в базу для дальнейшего учета расходов предприятия. Бухгалтер имеет право связаться с администрацией заведения и уточнить данные, которые пробьются через кассовую систему. Крайне важно, чтобы кассовые данные совпадали с информацией на чеке, это позволит внести расходы в отчет и вписать информацию в формулу авансового отчета.

Классификация гостиничных справок и другой отчетности

Ответственным за справки и прочую документацию в гостинице является назначенный дежурный по справкам. Именно к нему можно обращаться за необходимой информацией. Например, для того чтобы удостовериться в лицензированности данной гостиницы, или же убедиться о наличии всех справок. Справка гостиницы должна быть максимально информативной.
Какие справки должны быть в наличии у любой гостиницы?
– Во-первых, это само собой справка о заселении. Каждый уважающий себя и свое дело менеджер (хозяин) должен вести специальную документацию, в которой есть отчет за каждое заселение/выселение любого постояльца;
– Далее, крайне важной является внутренняя отчетность. В нее входят справки касающиеся пожарной безопасности, санитарных условий, газовых служб;
– Финансовая отчетность. Во избежании элементов “черной” бухгалтерии, гостиницы обязаны иметь подтверждения любых финансовых операций. Сюда также входят отчеты о прибылях и убытках;
– Список всего имущества, классификация штрафов/ возмещений за его порчу ;
– Пояснительные записки;
– Годовой отчет;
– Дополнения, приложения;
Помимо всего прочего в письменном виде должна присутствовать вся организация обслуживания, а также соответствовать реальному положению дел. В эти стандарты должны как минимум входить:
– Работа горничных, поваров, уборщиков и остального персонала;
– Действия в случае экстренных ситуаций (краж, пожаров, утечек и т.п.);
– Комплектация имущества в каждом отдельно взятом номере;
– Описание внешнего (фасада, экстерьера) и внутреннего (интерьера, дизайна) вида помещений;
– Особенности и условия VIP номеров
Этот список не является полным, так как документация гостиницы зависит от ее условий, и что в эту гостиницу входит (например наличие или нет люкс-номеров, балконов, лоджий, внешних площадок, кафетериев, гаража, стоянок, количество персонала и т.д.). Так что справка гостиницы гибкая, может иметь как дополнительные разделы, так и отсутствие каких-либо из вышеперечисленных.
Стоит также отметить, что менеджеры и дежурные гостиниц обязаны предоставлять какой-либо из вышеуказанных документов, при желании того постояльца. Постоялец или же потенциальный постоялец имеет полное право быть ознакомленным с отчетностью гостиницы.

Справка о проживании в гостинице для командировки

Многие при работе в офисах и различных предприятиях отправляются в командировку и соответственно живут в гостинице, которую по идеи оплачивает Ваша фирма. Но, иногда в гостиницах выдают лишь чеки о проживании в гостинице с суммой. Для того, чтобы Ваш начальник оплатил Вам командировку нужна дополнительная справка о проживании в гостинице – чек РРО и товарный чек.
Расшифровывается эта аббревиатура так: “ РРО – регистратор расчётных операций”.
И конечно же, если у Вас есть все справки, согласно с НК – Вам обязаны оплатить нахождение в гостинице.
Для этого понадобятся такие документы:

– товарный чек, который правильно оформлен.
– счёт из гостиницы на имя предпринимателя ( то, есть на Вашу фамилию ).
– чек РРО и товарный чек.

Но, товарный чек должен быть определённого вида и содержать такие сведения:

– Фамилия, имя и отечество покупателя ( в данном случае, того кто проживал в гостинице ).
– его государственный номер в реестре налогоплательщиков.
– адрес, Вашего предприятия.
– услуга, стоимость данной услуги, тип услуги ( наименование класса номера) и количество прожитых в гостинице дней и ночей.
– общая стоимость услуги и вторичных к ней услуг ( питание, уборка номера, Wi-Fi и т.д. ).
– наименование расчётного счёта ( наличными, кредитной картой и др. ).
– дата въезда и выезда, также дата совершения операции ( оформление чека ).

Также, ниже приведён перечень услуг, которые должна оплатить Ваша фирма:

– услуги за проезд ( самолёт, такси до самолёта, автобусы в течении командировки и такси до отеля ) – но, что-бы всё это было оплачено нужны чеки.
– расход средств на проживание в отеле или хостеле.
– средства на 1 день ( то, что Вы можете потратить на питание и др. )
– расходы на провоз багажа, бронирование отеля.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что без определённых справок и документов, Ваша фирма по закону не должна выплачивать Вам командировку. Также, рекомендуем заключить договор между Вами и фирмой, о том, что они берут на себя Ваши растраты во время командировки.

Кто и где оформляет гостиничные чеки командированным?

Если ваша компания впервые отправила вас в деловую поездку, то вас может заинтересовать вопрос о том, кто и где оформляет гостиничные чеки командированным? Ответить на него достаточно просто. Всю необходимую для отчетов в бухгалтерии документацию вы можете получить у администратора гостиницы, в которой остановитесь на проживание. Обратите внимание на то, что оформление гостиничных чеков в отеле не предполагает выдачу кассового чека. По российскому закону, кассовый аппарат гостиничный комплекс может не устанавливать.

Предположим, вы уже заселились в свой номер. Для того, чтобы избежать всех возможных проблем и недоразумений, вам стоит незамедлительно отправиться на рецепшен . Попросите администратора сразу же подготовить всю отчетную документацию и предоставить вам. Если возникнут осложнения, вы успеете справиться с ними вовремя. Допустим, по каким-то причинам администрация отказывается выдать вам необходимые бумаги или же вы потеряли их, а снова оформлять их представитель отеля не хочет. Как быть в таких случаях? Естественно, что в бухгалтерии вашей компании без отчетов никакой финансовой компенсации вы не получите. Даже если бухгалтер лично позвонит в отель, и там подтвердят, что вы действительно жили в номере.

Если вы оказались в сложной ситуации по указанным выше причинам, не расстраивайтесь. Вы можете заказать оформление гостиничных чеков в специализированной компании через интернет. Все, что вам необходимо сделать – это связаться с сотрудниками службы, и они решат все ваши проблемы с отчетной документацией. Обратите внимание, что вы получите совершенно официальные и законные документы. На бумагах будут стоять необходимые штампы и росписи. Если же ваш бухгалтер позвонит по указанному в документации номеру телефона, то там ему ответят – да, вы действительно жили в отеле.

Гостиничные чеки становятся настоящим спасением для командированных во множестве случаев. На то, чтобы оформить и получить их необходимо минимальное время. Нередко такая помощь необходима и тем, кто не хочет заселяться в гостиницу вовсе. Вы можете приехать в другой город с деловыми целями от своей фирмы. Но остановиться на проживание не в казенном номере, а у знакомых или друзей. Но ведь они не смогут предоставить вам нужные бумаги для бухгалтерии. В таком случае вы можете либо отказаться от честно полагающейся вам компенсации, просто подарив ее своему руководству. Или же оформить гостиничный чек, который в дальнейшем и предоставите для отчета. Вы можете снять и самый дешевый номер, допустим, в хостеле или найти обычную комнату. А разницу в сумме смело взять себе. Гостиничный чек способен стать лучшим решением для тех, кто часто ездит в командировки и желает получать от них максимум.

Нужен ли счет гостиницы? Или для авансового отчета достаточно одного лишь чека?

Гостиничные счета и чеки – так ли они нужны?
Практически каждый из нас хоть раз в жизни останавливался в отеле или гостинице. Особенно, эта тема актуальна для людей, которые часто бывают в командировках. Гостиница их интересует больше, чем съёмная квартира, так как последнее заведение предоставляет чеки. Ведь именно они являются подтверждением, что человек потратил столько-то денег и имеет право на командировочные. Поэтому, гостиничные отчетные документы однозначно нужны.
Стоит отметить и тот факт, что в гостинице иногороднему человеку останавливаться гораздо проще и безопаснее, чем в частном доме или квартире. Бесспорно, что последний вариант может быть дешевле, несколько комфортабельнее. Однако, не факт, что вы вселитесь туда. И никаких документов, чеков вам предоставлять не будут. Как правило, такие квартиры сдаются не официально. Никто не хочет платить дополнительные налоги. Следовательно, все растраты на поездку, если это командировка, придется взять на себя.
Преимущества документального оформления проживания
Отдых в гостинице подразумевает под собой как бесплатные услуги, которые уже входят в стоимость проживания, так и дополнительные. Поэтому, прежде чем подписать договор или отдать деньги за аренду номера, уточните этот момент. Согласитесь, что по окончанию проживания получить список с объемной суммой, на которую вы не рассчитывали, вам вряд ли хочется.
Гостиничные чеки просто необходимы в том случае, если это выезд по работе или учебе. В таком случае, по окончанию командировки бухгалтерия обязана вам предоставить «командировочные» деньги. Выдаются они на основании чеков, предоставленных вами. В некоторых случаях, гостиница может сама собирать необходимые чеки и направлять по месту работы. Однако если они будут не должным образом оформлены, бухгалтер может считать его недействительным. Гостиничные счета и чеки должны выдаваться, учитывая такие факторы:
• Обязательно должна присутствовать печать (лучше мокрая)
• Должна везде проставляться дата
• Лучше если сумма будет дублироваться прописью
В таком виде все чеки будут признаны действительными, и они будут пригодны для предоставления.
Стоит обратить внимание и на тот факт, что предоставление чеков и счетов указывает на то, что гостиница или отель ведут свою деятельность законным образом, а значит проживать тут безопасно. Тем более что в случае внештатной ситуации, у вас есть все основания, для того, чтобы законно отстоять свои права.

Как оформить чек отеля без факта проживания?

Расходы на проживание в деловой поездке или командировке бухгалтерия предприятия компенсирует только в случае подтверждения факта проживания. Основанием для такой материальной компенсации служит чек отеля. Но что делать в случае, если потеряли чек или вместо гостиницы проживали на съемной квартире? Даже в этих случаях можно получить законную компенсацию расходов, купив фискальный документ.

Чек гостиницы – это официальный документ, который подтверждает факт проживания в номере, фиксирует дату и оплаченную сумму. Чеки необходимо предъявлять:
-госслужащим и сотрудникам государственных предприятий для дальнейшей передачи в бухгалтерию и компенсации командировочных расходов;
-сотрудникам частных организаций, которым заранее выдают сумму на расходы в командировке, чек требуется для подтверждения расходов.

Иногда сотрудник может сэкономить, решив остановится на квартире. Перед руководством нужно отчитаться, предоставив чек. Сейчас выдача такого документа возможна и без факта проживания. Выдает его специальная фирма, гарантируя клиенту конфиденциальность.

Как оформить чек гостиницы без факта проживания?

1. Сделать запрос на выдачу чека, назвав гостиницу, город и дату проживания. Специализированная компания выдаст чек отеля даже задним числом;
2. Если нужен чек с любого из городов России или зарубежной страны – компания выдаст идентичный оригинальному чек, при подаче его в бухгалтерию не возникнет никаких вопросов;
3. Услуги конфиденциальны, изготовление и доставка такого документа оперативная.

В чем особенность чеков, которые изготавливают без факта проживания?

● Счета и чеки изготавливают аналогично оригинальным, используют образцы реальных бланков;
● При изготовлении документа учитываются актуальные данные из реестра российских предприятий, вся информация в чеке будет соответствовать реальным данным отеля;
● Печати, реквизиты гостиниц не вызовут подозрения, все соответствует действительности.

В чеке обычно содержится такая информация:
-время заезда и выезда;
-ФИО постояльца, его паспортные данные;
-стоимость услуг за 1 сутки проживания;
-дополнительные расходы и услуги: страховка, парковка автомобиля, счет за питание, прачечная, трансфер.

Чек может быть печатного вида или написанный вручную. При выдаче документации в отеле информация о проживании клиента будет занесена в базу. По запросу бухгалтера факт проживания в отеле могут подтвердить, потому чек должен быть идентичным подлинному документу и занесен в базу данных. Специальные предприятия гарантируют 100% достоверность документов, занесение их в информационную базу. Выбрав надежную компанию, можно быть уверенным, что выданный чек гостиницы без факта проживания не вызовет подозрений.

Как сэкономить в командировке?

Сегодня (да и раньше тоже) многие престижные профессии связаны с командировками в другие города. При этом каждый человек, который уже несколько раз отправлялся в такие командировки, прекрасно знает, что вдали от дома можно не только весело провести время в свободное от работы время, но и сэкономить при этом деньги. Просто надо знать кое-какие хитрые правила, как это можно сделать. Ведь помимо выбранной дороги и транспортного средства к пункту назначения необходимо там правильно подобрать гостиницу.

Последний пункт очень важный, потому что квитанция на проживание в гостинице является одним из отчетных документов, по которому будут выплачиваться командировочные. Значит, самое основное – надо правильно подобрать жилье. Это может квартира, сдаваемая на сутки. Но ведь там никто квитанции не дает. Как же тогда получить такую квитанцию? Да все очень просто, так как благодаря Интернету это делается очень быстро. Например, достаточно набрать в поисковике словосочетание “оформление гостиничных чеков и квитанций”, и можно выбирать компанию, которая предложит такие документы по приемлемой цене.

Является ли это мошенничеством? Совсем нет, потому что командировочному за такие документы придется заплатить деньги, чтобы потом выиграть небольшую сумму на разнице. Но имеется и второй вариант, благодаря которому квитанция на проживание в гостинице поможет сэкономить командировочные деньги. Но за это также придется немного заплатить. Надо подойти к менеджеру гостиницы и сказать, что вы хотите поселиться в номере бюджетного варианта, а квитанция нужна, что вы проживали в более дорогом номере.

Можно сэкономить и на передвижениях. И это касается не только самолета или поезда. Ведь кто узнает, что вы ездили от гостиницы к месту своей временной работы или на деловую встречу на такси за 300 рублей, хотя в отчетных документах предоставите чек, в котором будет указано, что вы заплатили 600 руб? Ведь у таксиста можно попросить такой чек за символическую плату. Но все-таки лучше если вообще от гостиницы к месту работы вы будете передвигаться пешком.

Заселение в гостиницы Москвы

Правило любой гостиницы Москвы – сделать все возможное, для комфортного проживания гостей столицы, создать домашнюю, уютную и безопасную обстановку.
Бронировать свободный номер можно заранее, если гость задержался без предупреждения более чем на пятнадцать минут, то бронирование могут снять. Предупредить об опоздании необходимо за два часа. Если во время бронирования был оплачен номер и дополнительные услуги, то бронь не снимается.
Заселиться в гостиницы Москвы могут все граждане России и других государств, старше восемнадцати лет. Россияне предъявляют паспорт, граждане иностранных государств: паспорт, иммиграционную карту и визу.
Несовершеннолетние лица могут заселиться только с родителями или уполномоченными представителями. Дети до семи лет, если на них не предусмотрено отдельное место, заселяются бесплатно.
Оплата номера происходит, согласно расценкам за номер, оговоренного срока и дополнительных услуг. Командировочным лицам должны оформиться гостиничные чеки от гостиниц Москвы. Если гость задерживается в гостинице более чем на десять минут, он должен оплатить пребывание на любой срок, но не менее одного часа.
Заселение в гостиницу постояльцу может быть отказано в следующих случаях:
1. Нет документов, а также, если они просрочены или вызывают подозрение, что
недействительные.
2. Не произведена оплата.
3. Находится в нетрезвом виде, а также, если он неадекватен и агрессивен.
4. Числится в списке нежелательных гостей.
Бесплатные услуги
1. Вызывается такси к указанному времени.
2. Выдаётся утюг и дополнительная посуда.
3. Во всех номерах должно быть чистое полотенце и мыло.
4. Уборка производится через один день, постельное бельё и полотенце меняются через пять.
В оговоренную дату, гость прекращает пребывание в гостинице. Командировочным для отчетности выдаются гостиничные чеки от гостиниц Москвы. Выселение из номера происходит в двенадцать часов, нового постояльца в тот же номер заселяют в четырнадцать, два часа дается на уборку.
Администрация может выселить раньше оговоренного срока постояльца, если он нарушает внутренние распорядки гостиницы: портит имущество, создает неудобства администрации и другим проживающим.

Полезная информация для командированных в Москву

Есть такие люди, которые работают на одном месте, изо дня в день в своем офисе, другие вынуждены ездить в другие города, что называется командировки. Это особенность каждой отдельной работы. Командировочные служащие не имеют от этого особой выгоды, так как средства, выделяющиеся, на командировку практически полностью, уходят на еду и жилье.
Во время деловых поездок в Москву нужно очень тщательно отнестись к предпочтению места временного проживания. Мегаполис отличается бешеным ритмом жизни и высасывает все силы даже у особо стойких и работоспособных. Предварительная подготовка к выбору места проживания в Москве это очень важный этап.
Если вы по работе приехали в столицу, Москва может предложить вам множество вариантов размещения. Дорогостоящие и дешевые гостиницы, хостелы, съемные квартиры, общежития. Но служащий ограничен в распоряжении средств и очень часто не может себе позволить, ни нормального питания, ни комфортабельного жилья. Вдруг вы вообще имеете возможность провести командировочные дни у своих московских друзей или родственников, автоматически решив материальную проблему с проживанием и даже питанием. Но это тоже может быть загвоздкой, потому как чеки из гостиницы, так или иначе нужно предоставить бухгалтерии. Однако есть метод обойти правила и забрать законно выделенные вам деньги.
В современности появилась возможность сэкономить на проживании во время командировочной поездки. Для этого потребуется найти честную фирму, дающую возможность купить гостиничные чеки в Москве с подтверждением от гостиницы.
Данную услугу могут предложить большое количество фирм Москвы. При запросе из бухгалтерии они дают надлежащий ответ о доказательстве вашего проживания. Нужно быть осторожным и обращаться только к компаниям дающим гарантии на выполнение услуги в ином случае по фиктивным чекам работодатель не будет компенсировать расходы на жилье. Более того может спровоцировать серьезные проблемы в плоть до потери рабочего места.
Купленный гостиничный чек, гарантирует регистрацию отчетных документов по проживанию в гостинице Москвы с формальным подтверждением вашего проживания. Пакет документов для отчета в бухгалтерии:
– кассовые чеки;
– официальный акт о выполненных работах;
– гостиничный счет;
– счет-фактуру;
– прейскурант.
Если вы все же решили хитро сэкономить выделенные вам на проживание командировочные деньги, то покупка гостиничного чека в Москве с подтверждением проживания, идеальный выбор для вас.

Квитанция гостиницы – главный отчетный документ в отчете по командировке

Квитанция гостиницы – главный отчетный документ в отчете по командировке.
Планируя многодневную командировку и решая вопрос о том, как получить от нее максимальный доход, в первую очередь надо понять: из чего состоит бюджет Вашей командировки.
Итак, во-первых – это суточные, определяемые положением о командировках в Вашей организации. Во-вторых – различные накладные расходы: оплата проезда до места назначения, телефонная связь, оформление визы или загранпаспорта. Сюда же входит оплата проживания командированного сотрудника в гостинице.
Если с суточными и проездом все довольно просто и прозрачно – достаточно предоставить кассовый чек и билет, то с проживанием все сложнее. Для оплаты найма жилого помещения (номера в отеле, комнаты в общежитии и т. д.) необходимо предоставить квитанцию из гостиницы или счет и чек об оплате. Тут есть один интересный момент, который мало кто знает: по закону командированному сотруднику его организация должна оплачивать и дополнительные услуги, предоставленные отелем: например, прачечная, аренда сейфа и прочее. Однако следует помнить, что сюда не входят: счета из ресторанов и баров, обслуживание в номере и пользование оздоровительно-рекреационными объектами (сходить в сауну, поиграть в бильярд и вызвать снегурочку в номер бесплатно, увы, не получится).
На практике, зачастую работодатели оплачивают работнику проезд до места назначения, и выдают определенную сумму на расходы, включающие и оплату жилья и связь, и иные расходы. После возращения командированный должен отчитаться о том, сколько выданных денег он потратил и на что именно, предоставив чеки, квитанции или иные документы, подтверждающие правомерный целевой расход средств. Единственное, что не подлежит отчету — это суточные. Этими деньгами сотрудник может распоряжаться совершенно свободно. А вот квитанция гостиницы — главный отчетный документ в отчете о командировке. Помимо того, что расходы по найму жилья – в среднем самая крупная статья расходов на командировку, следовательно, надо быть особо внимательным к деталям: в нее может быть включены «полезные» лично для вас пункты – можно, к примеру, вписать в расходы химчистку шубы.
Многие отели, специализирующиеся на командированной клиентуре держат сравнительно небольшую цену проживания при солидной стоимости дополнительных услуг. Таким образом, выбирая отель с подобной спецификой, вы обеспечиваете себе максимальное удобство за средства работодателя.
Помимо пользования дополнительными услугами, повышающими комфорт проживания в чужом городе, необходимость определенного места жительства на время командировки определяет существования теневых схем получение наличных на руки. Так, например, интернет и привокзальные столбы любого города пестрят объявлениями о фиктивных гостиничных чеках. С такими предложениями надо быть осторожнее: даже если Вам есть где остановиться у друзей или родственников, и Вы хотите получить деньги на руки, прежде уверьтесь, что фиктивный гостиничный чек будет подвержен при запросе вашего работодателя. В таком случае вы без проблем сможете положить «потраченную на съем жилья» в карман.

podotchetnik.ru

Популярное:

  • Приказ мчс по службе Приказ МЧС России от 6 июля 2017 г. № 285 “Об утверждении примерной формы контракта о прохождении службы в федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы” (не вступил в силу) В соответствии с частью 8 […]
  • Приказ о недопустимости Приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 21 декабря 2017 г. № 1225 “Об утверждении Порядка объявления официального предостережения (предостережения) о недопустимости действий, создающих условия для совершения […]
  • Приказ мвд 130 от 2007 Приказ МВД России от 13 марта 2018 г. № 130 “Об утверждении Порядка принятия подразделениями центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации, территориальными органами Министерства внутренних дел […]
  • Приказ от 15082007 161-дсп Приказ МВД РФ от 26 марта 2013 г. N 161 "Об утверждении Порядка проведения служебной проверки в органах, организациях и подразделениях Министерства внутренних дел Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Приказ МВД […]
  • Госпошлина для верховного суда рф При обращении физлица с кассационной жалобой к Председателю ВС РФ необходимо уплачивать госпошлину в сумме 300 руб. К такому выводу пришел Минфин России (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 6 […]
  • 574 правила Положение Банка России от 28 декабря 2016 г. N 574-П "О правилах обязательного страхования гражданской ответственности владельца опасного объекта за причинение вреда в результате аварии на опасном объекте" Положение Банка России […]
  • Единый налог на вмененный налог 2014 рассчитать Калькулятор ЕНВД бесплатно Содержание Использование программы бесплатно, без регистрации и без отправки СМС. Изменения 2017 Появилась новая форма ЕНВД (действует с 1 квартала 2017 года). Изменение одно - учтено что ИП с […]
  • Приказ 583 от 15122002 мчс Приказ МЧС РФ от 15 декабря 2002 г. N 583 "Об утверждении и введении в действие Правил эксплуатации защитных сооружений гражданской обороны" (с изменениями и дополнениями) Приказ МЧС РФ от 15 декабря 2002 г. N 583"Об утверждении […]