Приказ с листом согласования

Лист согласования

Вчера мы отличали гриф согласования от визы и учились оформлять эти реквизиты. Чтобы закончить тему, разберем сегодня лист согласования документа. Его оформление допускает ГОСТ Р 6.30-2003. Подчеркнем сразу: каждая компания сама разрабатывает свой лист согласования по той простой причине, что штатная структура и состав согласующих лиц у всех разный. Образец листа согласования показать можно, что и сделано в этой статье. Сделать же универсальный, подходящий для всех и при этом качественный и облегчающий работу исполнителя – вряд ли.

Общая информация о листе согласования

Пункт 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003 говорит о том, что «возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования». А если возможно, то давайте разберем, что такое лист согласования и внимательно рассмотрим его заполненный образец.

Лист согласования является неотъемлемой частью того документа, к которому относится и храниться должен а) вместе с ним, б) в течение того же срока. Если один из экземпляров документа выходит из организации (например, если это договор), то копия листа согласования контрагенту не отправляется, ему будет достаточно подписи генерального директора.

ЛС всегда бумажный! На нем должны быть проставлены собственноручные подписи согласующих лиц. Электронные листы согласования тоже бывают, но они уже содержат визы согласования, проведенного в электронном виде. Если электронное согласование документов в компании не практикуется, то лист согласования распечатывается на бумаге и прикладывается к бумажному же проекту документа.

Составляем лист согласования

Лист согласования представляет собой обычную таблицу:

Из наименования граф вполне понятно, что в них содержится, останавливаться на этом не будем. Единственный вопрос, который может возникнуть: нужно ли вообще писать здесь вариант «не согласовано», если рано или поздно исполнитель устранит все ошибки и проект документа получит свое «добро»? По моему мнению, оставить нужно. Вот для чего: бывает так, что согласующее лицо принципиально против того, чтобы этот проект был подписан директором и превратился в полноценный документ. Поэтому он будет писать «н/с» всегда. Независимо от того, подпишет ли генеральный документ или нет, позиция СЛ будет задокументирована на листе согласования.

Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.

Вносим согласующих лиц

Если вы хотите сделать универсальный лист согласования для своей компании, то в таблице нужно перечислить всех согласующих лиц, какие только есть. Причем начать с тех, кто смотрит абсолютно все проекты документов. Это могут быть:

  • руководитель структурного подразделения – его виза вообще является «выпускающей» проект на согласование в другие отделы;
  • начальник юридического отдела – он проводит правовую экспертизу всех документов;
  • финансовый директор – согласует экономическую часть;
  • главный бухгалтер – смотрит все проекты, где участвуют платежи;
  • начальник отдела делопроизводства (или секретарь) – следит за тем, чтобы все реквизиты документа были оформлены правильно

и так далее. Обязательных СЛ можно даже выделить визуально, как в нашем примере.

Затем причисляются те должностные лица, кто согласует только некоторые проекты документов – те, что входят в зону их компетенции.

Такой лист согласования выглядит следующим образом:

Рисуя таблицу, нужно оставлять каждому согласующему лицу побольше места для возможных замечаний.

Как работать с листом согласования?

Готовый лист согласования должен быть доступен всем работникам организации в локальной сети. Подготовив свой проект, исполнитель (куратор) распечатывает лист, заполняет «шапку» и отмечает СЛ, визы которых должен получить. После этого с проектом документа и с листом согласования обходит всех по очереди. Первым должен быть его непосредственный начальник.

Посмотрим на заполненный лист согласования:

Регистрировать ли листы согласования?

Я считаю, что листы согласования в собственной регистрации не нуждаются. Это – часть согласуемого документа прямо с момента распечатывания листа. Когда документ будет подписан и зарегистрирован, на ЛС будут проставлены регистрационные данные этого документа:

Какие бывают виды внутреннего согласования? — в статье по ссылке.

thebestsecretary.ru

Приложение 7. Образец листа согласования распоряжения, приказа руководителя Аппарата Правительства Москвы

Приложение 7
к Регламенту Правительства Москвы

Образец
листа согласования распоряжения, приказа руководителя Аппарата Правительства Москвы

Проект распоряжения, приказа внесен:

Первый зам. руководителя Аппарата Правительства Москвы

(виза на листе согласования)*

Проект распоряжения, приказа согласован: Управляющий делами Правительства Москвы

(виза на листе согласования)*

Проект распоряжения, приказа представлен:

Начальник Отдела информации

(виза на листе согласования)*

Начальник Организационно-аналитического управления

(виза на листе согласования)*

Начальник Протокольного отдела

(виза на листе согласования)*

Главный специалист Отдела информации

(виза на листе согласования)*

(виза на листе согласования)*

Разослать: структурным подразделениям Аппарата Мэра, Аппарата Правительства, органам исполнительной власти города, ВНИИДАД (103012, Б.Черкасский пер., д.5/26)

* Реквизит проставляется на окончательном варианте проекта распорядительного документа, при подготовке магнитной копии проекта распорядительного документа (дискета).

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2018. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

base.garant.ru

В каких случаях составляется лист согласования договора

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, рамочный (т.е. типовой). Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

  • универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
  • индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

  • руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
  • юрисконсульт
  • представитель отдела бухгалтерии
  • сотрудник службы безопасности
  • заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

  • сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
  • коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

  • порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
  • должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
  • дата согласования;
  • замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

assistentus.ru

Действующая редакция

Приложение N 4. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА МВД РОССИИ «О МЕРАХ ПО ПОВЫШЕНИЮ. «

Приложение N 5
к Правилам
подготовки нормативных
правовых актов
в центральном аппарате
Министерства внутренних дел
Российской Федерации

Скачать ПРИКАЗ МВД РФ от 27-06-2003 484 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПОДГОТОВКИ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МВД РОССИИ. Актуально в 2018 году

Читать далее:

  • Рубрикатор
  • Федеральное законодательство
  • Региональное законодательство
  • Налоговый учет
  • Бухгалтерский учет
  • Кадровое делопроизводство
  • Производственный календарь 2017
  • Образец договора дарения
  • Сервисы
  • Формы документов
  • Юридический словарь
  • Cоглашение о разделе имущества супругов
  • План счетов
  • Курсы, ставки, индекс
  • Правила бух. учета
  • Как оформить загранпаспорт
  • Навигация и возможности
  • Помощь
  • Поиск
  • Вступление в наследство по завещанию
  • Как получить материнский капитал
  • Как получить паспорт на квартиру
  • Как оформить развод
  • Образец нового полиса ОМС
  • О сайте
  • О системе
  • Условия использования сайта
  • Технические требования
  • Реклама на сайте
  • Статьи и обзоры
  • Документы для открытия ИП
  • Регистрация граждан

Сайт использует файлы cookie.Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.

© 2010—2018. Справочно-правовая система «ЗаконПрост».

www.zakonprost.ru

Как ознакомить с приложениями к приказу?

Если с приказом и документом-приложением необходимо ознакомить небольшое количество сотрудников организации (примерно до 10), то отметки об ознакомлении могут оформляться на самом приказе. На лицевой стороне оригинала приказа ниже реквизита «подпись» (примерно через 4 интервала и двумя рядами) оформляются отметки об ознакомлении по образцу визы (т.е. с указанием личной подписи, расшифровки подписи и даты, а при необходимости – с указанием наименования должности лица, которое знакомится с документом):

Отметки об ознакомлении на самом документе

Отметки об ознакомлении оформляются в хронологическом порядке (в соответствии с датами реального ознакомления с документом), наименования и иерархия должностей могут не учитываться.

Если вся площадь листа лицевой стороны документа ниже подписи оказывается занятой, то отметки об ознакомлении продолжают оформлять на оборотной стороне последнего листа документа. Причем при проведении экспертизы ценности более ценным считается документ, на котором были оформлены и визы согласования, и отметки об ознакомлении.

Если с документом (распорядительным или организационным, т.е. локальным нормативным актом организации, в котором не затрагиваются конкретные трудовые отношения с конкретным работником) необходимо ознакомить большое количество сотрудников, то в момент подготовки проекта приказа исполнитель оформляет лист ознакомления (или лист рассылки, или лист рассылки и ознакомления), который направляется на согласование вместе с проектом документа и проектом приказа о его утверждении и введении в действие. Служба делопроизводства проверяет правильность формирования листа ознакомления, т.к. с документом должны быть ознакомлены те подразделения и должностные лица, которые названы в самом документе в качестве исполнителей, соисполнителей, контролеров и взаимодействующих подразделений или сотрудников.

Форма листа ознакомления может быть следующей:

В листе ознакомления можно заранее оформить наименования должностей / специальностей, но при ознакомлении с наиболее значимыми документами (приказы, трудовые договоры, должностные и иные инструкции и т.п.) желательно оставить возможность все атрибуты отметки об ознакомлении оформлять вручную (не только личную подпись и дату ознакомления), это может пригодиться в случае необходимости проведения графологической экспертизы.

Экспертиза ценности документа и с оформленным листом согласования, и с листом ознакомления, которые имеют юридическую значимость, проводится с учетом этого фактора. По решению службы делопроизводства и экспертной комиссии организации листы согласования и ознакомления могут быть переданы в архив на постоянное или долговременное (свыше 10 лет) хранение вместе с основным документом.

Кроме того, в положение о СЭД рекомендуется включать норму о том, что с применением механизма уведомлений и сообщений рассылка и ознакомление с документами осуществляются в этой информационной системе. И та электронная подпись, которая поддерживается СЭД (как правило, простая), в организации может признаваться соответствующей собственноручной подписи сотрудника.

www.delo-press.ru

Популярное:

  • Жалоба на методиста Если не устраивает заведующая детским садом … Вопрос: Добрый день! Г. Калининград. Скажите, пожалуйста, если родителей полностью не устраивает заведующая детским садом, могут ли они требовать от начальника управления образования […]
  • Заявление в садик электронное Запись в детский сад: как пойти в садик через электронную запись? Запись в детский сад — процедура хлопотная и малоприятная. По крайней мере, так было до недавнего времени. Современные технологии призваны облегчить жизнь простым […]
  • Индивидуально трудовая собственность Индивидуально трудовая собственность 3.2. Типы и формы собственности Отношения собственности в ходе исторического развития образовались в различные формы. Формы собственности отличаются друг от друга по субъектам собственности, […]
  • Артиллеристы сталин дал приказ аккорды Артиллеристы сталин дал приказ аккорды ПЕСНЯ АРТИЛЛЕРИСТОВ Из кинофильма "В 6 часов вечера после войны", режиссер-постановщик Иван Пырьев, 1944 Слова Виктора Гусева Музыка Тихона Хренникова Горит в сердцах у нас любовь к земле […]
  • Воры в законе гуга На криминальной «сходке» полицейский спецназ поймал матерого «вора в законе» (+видео) После фиаско в Киеве уголовник Гуга собирался усилить свое влияние в Одессе. Вора в законе по прозвищу «Гуга» (в миру Серго Глонти - прим. […]
  • Госпошлина на получение паспорта рф в 14 лет Получение паспорта РФ в 14 лет через МФЦ Паспорт гражданина Российской Федерации (также иногда называемый внутренним, или общегражданским, или национальным паспортом) – это главный документ, удостоверяющий личность гражданина […]
  • Письмо об увольнении за прогулы образец Приказ об увольнении за прогул - образец 2018 года Отправить на почту Приказ об увольнении за прогул - образец 2018 года будет приведен в нашей статье. Этот приказ имеет свои особенности оформления. Когда увольняют из-за […]
  • Потерю материальных ценностей Недостача материальных ценностей Недостача материальных ценностей – выявленное несоответствие фактического количества материальных ценностей учетным данным (в случае, если фактическое количество меньше […]