Реестр кадровой службы

Реестр кадровой службы

Новые вакансииНачался прием документов

Главный государственный налоговый инспектор

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Ханты-Мансийскому автономному округу — Югре

Ханты-Мансийский автономный округ — Югра, Мегион

от 24 000 до 33 000 руб.

Прием документов в электронном виде

Старший специалист 2 разряда

ГУ МВД России по Свердловской области

Свердловская область, Екатеринбург

от 12 000 до 14 000 руб.

Прием документов в электронном виде

Старший специалист 2 разряда

ГУ МВД России по Свердловской области

Свердловская область, Екатеринбург

от 12 000 до 14 000 руб.

Прием документов в электронном виде

ГУ МВД России по Свердловской области

Свердловская область, Байкаловский район

от 16 000 до 18 000 руб.

Прием документов в электронном виде

Государственная служба Чувашской Республики по конкурентной политике и тарифам

Чувашская Республика — Чувашия, Чебоксары

от 15 000 до 17 000 руб.

Прием документов в электронном виде

Вакансии дняЗаканчивается прием документов

Заведующий сектором (начальник сектора)

Администрация Орловского района

Ростовская область, Орловский район

от 19 570 до 29 410 руб.

Старший специалист 1 разряда

Управление Федерального казначейства по г. Санкт-Петербургу

г. Санкт-Петербург, Калининский

от 20 000 до 23 000 руб.

Прием документов в электронном виде

Органы местного самоуправления Петровского городского округа

Ставропольский край, Петровский район

от 21 000 до 22 000 руб.

Государственный таможенный инспектор таможни (таможенного поста)

Забайкальский край, Забайкальский район

от 28 000 до 29 000 руб.

Прием документов в электронном виде

Заместитель руководителя управления, отдела, службы

Органы местного самоуправления Петровского городского округа

gossluzhba.gov.ru

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

● организация труда работников;

● заключение трудового договора и прием на работу;

● перевод на другую работу;

● предоставление работникам отпусков;

● наложение на работников дисциплинарных взысканий;

● ведение штатного расписания;

● учет использования рабочего времени;

● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

● оформление служебных командировок;

● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей — для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

● инструкции по охране труда по профессиям;

● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);

● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

Обратите внимание

В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

ПРИЛОЖЕНИЕ

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

www.profiz.ru

Кадровая работа в муниципальном образовании

По сравнению с обязанностями работников отдела кадров бюджетной организации обязанности кадровой службы муниципального образования намного шире. Организация кадровой работы муниципального образования определена Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ). Каждое образование самостоятельно решает, каким образом такая работа будет организована и какие из установленных обязанностей будут закреплены за соответствующими отделами или должностными лицами. Об основных обязанностях кадровых работников в муниципальном образовании поговорим в этой статье.

Задачи и функции кадровой работы

Кадровая работа в муниципальном образовании помимо общих обязанностей, установленных трудовым законодательством, включает в себя специальные, перечисленные в ст. 28 Закона N 25-ФЗ. Что касается общих вопросов, решаемых кадровиками, конкретный перечень Трудовым кодексом не определен. Но исходя из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, к должностным обязанностям специалиста по кадрам относятся:

— работа по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

— участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;

— участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;

— анализ состояния трудовой дисциплины и выполнения работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров;

— участие в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;

— контроль своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников, выдачи справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдения правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовки документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;

— составление установленной отчетности.

Кроме этого, кадровики проверяют правильность заполнения листков нетрудоспособности, составляют табели учета рабочего времени и т. д.

В силу специфики муниципальной службы кадровая работа в муниципальном образовании включает:

— формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;

— подготовку предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя (работодателю);

— организацию подготовки проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением с муниципальной службы и выходом муниципального служащего на пенсию, и оформление соответствующих документов;

— ведение трудовых книжек и личных дел муниципальных служащих;

— ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном образовании;

— оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальных служащих;

— проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;

— проведение аттестации муниципальных служащих;

— организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

— организацию проверки достоверности предоставляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

— организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены ст. 13 Закона N 25-ФЗ и другими федеральными законами;

— консультирование муниципальных служащих по правовым и иным вопросам муниципальной службы;

— решение иных вопросов кадровой работы, определяемых трудовым законодательством и законом субъекта РФ (ст. 28 Закона N 25-ФЗ).

Одной из наиболее важных задач кадровой службы является подбор кадров, который включает в себя отбор и прием на муниципальную службу, проведение конкурсов на замещение вакантных должностей, квалификационных экзаменов, аттестаций.

Для осуществления кадровой работы в муниципальном образовании, как правило, образуется целый отдел (департамент, управление). Чтобы установить штатную численность кадровиков, следует провести нормирование их труда. Нормирование труда и штатной численности работников кадровой службы осуществляется с применением положений Методических рекомендаций по разработке систем нормирования труда в государственных (муниципальных) учреждениях, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 30.09.2013 N 504, а также Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденных Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.

Функции кадровой службы, ее задачи, права, а также руководство и взаимодействие с другими отделами лучше определить положением. Такое положение, структура, штатная численность службы и фонд оплаты труда кадровиков утверждаются правовым актом муниципального образования, например постановлением администрации.

А теперь остановимся на наиболее важных функциях кадровой службы муниципального образования.

Формирование кадрового состава

Приоритетными направлениями формирования кадрового состава муниципальной службы являются:

1) назначение на должности муниципальной службы высококвалифицированных специалистов с учетом их профессиональных качеств и компетентности;

2) содействие продвижению по службе муниципальных служащих;

3) повышение квалификации муниципальных служащих;

4) создание кадрового резерва и его эффективное использование;

5) оценка результатов работы муниципальных служащих посредством проведения аттестации;

6) применение современных технологий подбора кадров при поступлении граждан на муниципальную службу и работы с кадрами при ее прохождении (ст. 32 Закона N 25-ФЗ).

В основу формирования кадрового состава муниципальной службы положен принцип профессионализма и компетентности служащих. В связи с этим устанавливаются основные квалификационные требования для замещения должностей муниципальной службы, в том числе к уровню профессионального образования; стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности; профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей. Данные квалификационные требования устанавливаются муниципальными правовыми актами на основе типовых квалификационных требований для замещения должностей муниципальной службы, которые определяются законом субъекта РФ в соответствии с классификацией должностей муниципальной службы (ст. 9 Закона N 25-ФЗ).

Оценка профессионального уровня претендентов и их соответствия установленным квалификационным требованиям к должности муниципальной службы также может осуществляться с помощью конкурса, который проводится до заключения трудового договора. Порядок проведения конкурса на замещение должности муниципальной службы устанавливается муниципальным правовым актом, принимаемым представительным органом муниципального образования.

Согласно ст. 16 Закона N 25-ФЗ на муниципальную службу вправе поступать граждане, достигшие возраста 18 лет, владеющие государственным языком РФ и соответствующие квалификационным требованиям, при отсутствии обстоятельств, указанных в ст. 13 в качестве ограничений, связанных с муниципальной службой (признание гражданина недееспособным или ограниченно дееспособным; осуждение его к наказанию, исключающему возможность исполнения должностных обязанностей по должности муниципальной службы; отказ от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну; наличие заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению; и др.).

Обратите внимание! В отношении кандидатов, претендующих на должность, следует узнать, не применялась ли к ним такая мера административной ответственности, как дисквалификация. Порядок получения данной информации установлен Письмом ФНС РФ от 28.12.2011 N ПА-4-6/[email protected] «Об организации работы по предоставлению сведений из реестра дисквалифицированных лиц».

Также граждане, претендующие на замещение должностей муниципальной службы, включенных в соответствующий перечень, и муниципальные служащие, замещающие указанные должности, обязаны предоставлять представителю нанимателя (работодателю) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера — своих, супруги (супруга) и несовершеннолетних детей. Указанные сведения предоставляются в порядке, сроки и по форме, которые установлены для предоставления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственными гражданскими служащими субъектов РФ (ст. 15 Закона N 25-ФЗ).

Сведения, предоставленные гражданином при поступлении на муниципальную службу, в том числе о доходах, могут подвергаться проверке в определенном федеральными законами порядке. В отдельных муниципальных образованиях федеральными законами могут предъявляться дополнительные требования к проверке сведений, предоставляемых гражданином при поступлении на муниципальную службу.

При проверке должностные лица кадровых служб или ответственные должностные лица изучают предоставленные гражданином или муниципальным служащим сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и дополнительные материалы, получают от гражданина или служащего пояснения по предоставленным им сведениям и материалам, а затем готовят в установленном порядке запрос (кроме запросов, касающихся осуществления оперативно-разыскной деятельности или ее результатов) в органы прокуратуры РФ, иные государственные органы и организации об имеющихся у них сведениях. В целях проверки указанные лица также могут наводить справки у физических лиц.

Кроме этого, формирование достойного кадрового состава муниципальной службы обеспечивается с помощью оценки результатов профессиональной служебной деятельности муниципальных служащих в ходе аттестации или квалификационного экзамена.

Таким образом, функция по формированию кадрового резерва связана с многими обязанностями кадровой службы, установленными ст. 28 Закона N 25-ФЗ: это и проведение конкурса на замещение вакантных должностей, и организация проверки достоверности персональных и иных сведений, включая сведения о доходах, при поступлении на муниципальную службу… Также кадровик должен оформить работнику допуск к сведениям, составляющим государственную тайну и иную охраняемую федеральными законами тайну, если исполнение должностных обязанностей по должности муниципальной службы, на замещение которой претендует гражданин, или по замещаемой служащим должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений. Если же претендент на должность отказывается от прохождения процедуры оформления допуска к таким сведениям, он не может быть принят на муниципальную службу.

Служащим, в чьи обязанности входит осуществление проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, кадровая служба должна выдать удостоверение — это для них является обязательным организационно-техническим условием исполнения обязанностей. В отношении остальных муниципальных служащих орган местного самоуправления вправе самостоятельно принять решение о выдаче служебных удостоверений, такая обязанность законодательством не предусмотрена.

Ведение реестра муниципальных служащих

В муниципальных образованиях ведутся реестры муниципальных служащих, что также входит в обязанности кадровой службы. Реестр муниципальных служащих — это сводный перечень сведений о служащих, замещающих должности муниципальной службы в муниципальном образовании.

Цель ведения реестра — организация учета прохождения муниципальной службы, совершенствование работы по подбору и расстановке кадров, использование кадрового потенциала муниципальной службы. Порядок ведения реестра утверждается муниципальным правовым актом.

В реестр может быть включена информация о служащих, замещающих должности муниципальной службы, о вакантных должностях такой службы, о служащих, включенных в резерв на замещение должностей муниципальной службы, и др.

Сведения о служащем состоят из следующего:

— ФИО, дата рождения;

— занимаемая должность (дата начала работы в должности, структурное подразделение или направление деятельности);

— сведения об образовании, о повышении квалификации, стажировке, переподготовке;

— ученая степень, квалификационный разряд;

— стаж муниципальной службы;

— итоги аттестации, сведения о наградах и поощрениях, о неснятых взысканиях; и т. д.

Реестр ведется кадровой службой административного муниципального образования (администрации) субъекта на основании сведений, предоставляемых в установленные сроки ответственными работниками муниципальных образований районов, округов, сельских поселений, и группируется по каждому из образований. Реестр может вестись в двух формах — документарной и электронной. Обе формы должны быть обеспечены защитой от несанкционированного доступа и копирования. Форма реестра и форма предоставления сведений также устанавливаются муниципальным правовым актом.

Служащий, уволенный с муниципальной службы, исключается из реестра муниципальных служащих в день увольнения. В случае смерти (гибели) муниципального служащего либо признания его безвестно отсутствующим или объявления умершим решением суда, вступившим в законную силу, служащий исключается из реестра муниципальных служащих в день, следующий за днем смерти (гибели) или днем вступления в законную силу решения суда (ст. 31 Закона N 25-ФЗ).

Примечание. За несвоевременное предоставление сведений ответственные работники муниципальных образований могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Работа с кадровым резервом

В силу ст. 33 Закона N 25-ФЗ в муниципальных образованиях в соответствии с муниципальными правовыми актами может создаваться кадровый резерв для замещения вакантных должностей муниципальной службы. Создание кадрового резерва является приоритетным направлением формирования кадрового состава муниципальной службы. Формирование кадрового резерва закрепляется нормативными актами муниципальных образований.

Кадровый резерв — это группа лиц, не состоящих на муниципальной службе, при этом обладающих необходимыми профессиональными знаниями и соответствующих квалификационным требованиям, предъявляемым к предполагаемой для замещения должности муниципальной службы.

Формирование кадрового резерва осуществляется в целях совершенствования деятельности по подбору и расстановке кадров, своевременного удовлетворения потребности в кадрах, сокращения периода адаптации муниципальных служащих при поступлении на должность. К основным принципам формирования такого резерва можно отнести равный доступ граждан к зачислению в кадровый резерв, добровольность включения и нахождения в кадровом резерве, объективность оценки профессиональных качеств, профессионализм и компетентность лиц, включенных в резерв.

Как правило, кадровый резерв формируется кадровой службой муниципального образования ежегодно по состоянию на 1 января. В обязанности кадровой службы в связи с этим входит:

— ведение банка данных кадрового резерва;

— организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации кадрового резерва;

— получение информации о состоянии работы с кадровым резервом у руководителей структурных подразделений.

Могут формироваться отдельно внешний и внутренний кадровый резерв. Для примера приведем Постановление администрации г. Нижнего Новгорода от 27.05.2013 N 1819, которым утверждены положения о внешнем кадровом резерве структурных подразделений администрации Нижнего Новгорода и кадровом резерве муниципальных служащих администрации города Нижнего Новгорода.

Итак, внешний кадровый резерв формируется из числа граждан РФ, достигших возраста 18 лет, владеющих государственным языком РФ и отвечающих квалификационным требованиям, установленным законодательством о муниципальной службе, при отсутствии ограничений, связанных с ее прохождением.

Отбор во внешний кадровый резерв осуществляется в два этапа. На первом этапе кандидаты на должности муниципальной службы заполняют анкеты, размещенные на сайте администрации, после чего предоставляют перечень документов, установленный Положением, в кадровую службу муниципального образования. В сроки, определенные Положением, кадровая служба обрабатывает анкету и поступившие документы и передает их в комиссию по формированию кадрового резерва, которая состоит из директора и представителей кадровой службы, заместителей главы администрации города и руководителей иных структурных подразделений.

Примечание. Без участия в отборе в кадровый резерв могут включаться граждане, окончившие вуз, по целевому направлению администрации города и бывшие муниципальные служащие, уволенные ранее в связи с сокращением штата работников администрации.

Второй этап — индивидуальное собеседование с комиссией, по результатам которого она формирует списки кандидатов для включения во внешний кадровый резерв и передает их в кадровую службу. Затем список утверждается главой администрации сроком на три года. Гражданин считается включенным во внешний кадровый резерв с даты утверждения списка.

Кадровая служба ведет учет лиц, состоящих во внешнем кадровом резерве, и в течение срока нахождения в резерве предлагает гражданам вакантные должности в соответствии с квалификацией и рекомендацией комиссии. Предложение такой должности гражданину, его согласие или отказ оформляются письменно. Если гражданин два раза отказался от предложенной ему должности, а также если истек трехгодичный срок или он в результате был трудоустроен на муниципальную службу — он исключается из кадрового резерва.

Кадровый внутренний резерв формируется из муниципальных служащих и создается для замещения вакантных должностей в порядке карьерного роста и совершенствования кадровой работы по подбору и расстановке кадров муниципальной службы. Формируется такой резерв на основании рекомендаций аттестационной комиссии и решений руководителей структурных подразделений. При этом один служащий может быть зачислен в резерв на замещение нескольких должностей, а на одну вакантную должность могут предлагаться несколько муниципальных служащих из резерва.

Включение служащего в списочный состав кадрового резерва утверждается главой администрации города. Если на одну должность имеется несколько претендентов, основаниями для предложения вакантной должности будут результаты исполнения служащим должностных обязанностей, наличие поощрений, прохождение переподготовки, повышения квалификации и т. д.

Служащий исключается из кадрового резерва при назначении его на должность муниципальной службы, прекращении трудового договора, сокращении должности, для замещения которой он состоял в кадровом резерве, и в других случаях. Информация об исключении его из кадрового резерва доводится до служащего в письменном виде.

К сведению. Другими муниципальными нормативными актами предусматриваются такие случаи исключения из кадрового резерва, как:

— принятия аттестационной комиссией решения о несоответствии служащего замещаемой должности муниципальной службы;

— наступления и (или) обнаружения обстоятельств, препятствующих поступлению или нахождению на муниципальной службе;

— достижение возраста 55 лет;

— личное заявление об исключении из кадрового резерва;

— наложение дисциплинарного взыскания — на весь период его действия;

— привлечение к уголовной ответственности.

Кадровая служба ведет список кадрового резерва по форме, утвержденной Положением. Список формируется на бумажном носителе и в электронной форме. При этом учет кадрового резерва ведется в электронной базе данных.

Мы рассмотрели лишь самые основные функции кадровой службы, установленные законодательством. Однако кроме них служащим, ведущим кадровую работу, приходится исполнять много других обязанностей. К ним относится и организация протокольных и внутренних мероприятий, и координация работы структурных подразделений, и методическая помощь при разработке положений, структур и штатных расписаний структурных подразделений, и работа с персональными данными, и т. д. Поэтому помимо общих профессиональных знаний, знания системы документооборота, трудового законодательства, кадрового учета они должны обладать навыками коммуникации, подбора и обучения персонала, работы с управленческой документацией и создания локальных нормативных актов и в связи с этим быть способными учиться и применять полученные знания и навыки на практике.

info-personal.ru

Создание кадровой службы. Шаг 1

Статьи по теме

В любой организации, независимо от ее размера и вида деятельности, приходится решать кадровые задачи. Где-то с ними справляется один специалист, к тому же в свободное от основной работы время или «между делом». Где-то создаются целые кадровые департаменты, в которых заняты десятки разнопрофильных специалистов. Когда и как нужно создавать в организации отдельное подразделение, занимающееся кадровой работой? Кто должен и может в нем работать? Как распределить обязанности и ответственность? Как наладить работу отдела кадров и навести порядок в документах по личному составу? Интересно, что подобными вопросами задаются и руководители небольших организаций, и директора по персоналу крупных холдингов, и секретарь руководителя, которому кадровая работа поручена в порядке совмещения. Чтобы подробно и последовательно ответить на эти вопросы, мы решили шаг за шагом пройти весь путь организации работы отдела кадров, начиная с принятия решения о создании отдела до наведения порядка в кадровых документах.

Кадровая служба — обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения, которое отвечает за оформление трудовых отношений, учет кадров, создание и хранение документации по личному составу, а нередко и осуществляет функции в области управления персоналом. В некоторых современных компаниях такого структурного подразделения нет, а всю необходимую работу выполняет один или несколько сотрудников. В штате небольших организаций может вообще не быть специалиста этого профиля.

Как же следует организовать кадровую работу в организации? Официальных рекомендаций и типовых решений здесь нет. Каждый работодатель выбирает наиболее подходящий для него вариант. Посмотрим, какие факторы могут повлиять на этот выбор.

Читайте также:

ЗА ЧТО ОТВЕЧАЕТ СЛУЖБА КАДРОВ?

В идеальном варианте перед кадровой службой стоят следующие глобальные задачи:

1. Осуществлять эффективный подбор и расстановку персонала.

2. Сформировать трудовой коллектив и поддерживать его стабильную работу.

3. Организовать систему кадрового делопроизводства и кадрового учета.

4. Обеспечить грамотное ведение кадровой документации и хранение документов по личному составу, содержащих персональные данные.

5. Эффективно взаимодействовать с остальными подразделениями организации.

Функции, которые выполняют «кадровики», достаточно разноплановые. Мы назовем самые «популярные», которые в той или иной комбинации могут составлять содержание работы отдельных кадровых служб:

  • организация и ведение кадрового делопроизводства;
  • обеспечение защиты персональных данных сотрудников;
  • организация хранения кадровой документации;
  • учет кадров, ведение статистической отчетности;
  • подбор персонала (рекрутинг), оформление приема на работу;
  • адаптация персонала, организация испытания при приеме на работу;
  • обучение персонала, планирование карьеры, оформление переводов на другую работу;
  • аттестация персонала;
  • мотивация персонала, разработка системы стимулирования и премирования;
  • развитие персонала, внедрение корпоративной культуры;
  • оформление увольнения;
  • разрешение трудовых споров, представление интересов работодателя в суде;
  • взаимодействие по кадровым вопросам с различными государственными органами и фондами.

Как определить необходимое количество работников службы кадров?

Обратите внимание!
Прямой зависимости количества сотрудников кадровой службы от общего числа работников организации нет

В нормативных правовых актах ответа на этот вопрос нет. Для определения необходимой численности специалистов кадровой службы работодателю следует организовать работу по нормированию труда. При этом можно использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, которые были разработаны для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендовались для установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами. Правда, в современных условиях надо корректировать сведения о временных затратах на те или иные операции, указанные в этом документе, так как с 1991 г. прошло много времени и труд кадровика сейчас во многом автоматизирован.

Самое главное, о чем следует помнить: нет и не может быть прямой зависимости количества сотрудников кадровой службы от общего числа работников организации. Решение о количестве кадровиков в компании принимается на основании многих факторов, в их числе количественный и качественный состав персонала, специфика деятельности организации, оснащение рабочего места кадровика и многое другое.

Отдельным функциям особое внимание

Одна из основных функций работников кадровой службы — работа с трудовыми книжками.

Обратите внимание: для организации работы с трудовыми книж- ЬАЗ ками недостаточно закрепить ведение этой работы за отдельным структурным подразделением или конкретным работником. В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Обратите внимание!
Для назначения лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, необходимо издание отдельного приказа

На практике нередко именно работникам кадровых служб вменяют в обязанности ведение учета рабочего времени, фактически отработанного работниками организации, и ведение воинского учета. При этом следует помнить, что эти функции не относятся к обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.

Так, ведение учета рабочего времени не может быть включено очередным пунктом в перечень обязанностей по ведению кадрового делопроизводства, так как является отдельной функцией. В случае когда работнику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, поручают ведение учета рабочего времени, фактически отработанного работниками, это должно оформляться как внутреннее совместительство или совмещение профессий.

Работодателями в соответствии с законодательством осуществляется воинский учет граждан по месту их работы. Пункт 12 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, предусматривает, что при наличии в организации на воинском учете менее 500 граждан, воинский учет осуществляет один работник, выполняющий обязанности по совместительству. При наличии на воинском учете от 500 до 2000 граждан обязанности по ведению воинского учета выполняет один освобожденный работник. Таким образом, должность специалиста по ведению воинского учета должна быть введена в штатное расписание, и, если работник, осуществляющий кадровое делопроизводство, ведет воинский учет, это должно оформляться заключением трудового договора о работе по совместительству.

ОТВЕТСТВЕННЫЙ РАБОТНИК ИЛИ ОТДЕЛЬНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ?

В зависимости от объема функций и задач, стоящих перед кадровой службой, работодатель решает, будет кадровыми вопросами заниматься ответственный сотрудник или на это будут брошены силы отдельного подразделения. Далее мы рассмотрим возможные варианты такого решения.

Вариант 1. Поручить вести кадровое делопроизводство одному из сотрудников.

Вариант 2. Ввести в штатное расписание должность работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.

Вариант 3. Ввести в штатное расписание отдельное структурное подразделение.

Не кадровик.

Этот вариант приемлем тогда, когда объем кадровой работы небольшой, и с ним вполне справится один сотрудник, который к тому же может заниматься такой работой на условиях неполной занятости. В подобной ситуации должность работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, чаще всего даже не предусмотрена штатным расписанием, а обязанности кадровика поручаются одному из специалистов организации (бухгалтеру, экономисту, секретарю). Если должности кадровика в штатном расписании нет, то эти обязанности поручаются на условиях совмещения, а не совместительства.

Как это должно быть сделано, зависит от того, в какой момент происходит такое поручение.

Этап 1
Заключение сторонами соглашения о выполнении дополнительной кадровой работы.

Вариант 1. Если ведение кадрового делопроизводства устанавливается как одна из обязанностей работника при приеме на работу, то это фиксируется в трудовом договоре (объем и характер работы, размер доплаты).

Вариант 2. Ведение кадрового делопроизводства может поручаться работнику и после заключения трудового договора. Для этого необходимо получить согласие работника и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, где установить объем и характер выполняемой дополнительной работы, срок ее выполнения и размер доплаты.

Этап 2
Издание приказа о возложении на работника обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (приложение 1).

Единственный кадровик в организации

При выборе этого варианта должность специалиста, ведущего кадровое делопроизводство, включается в штатное расписание.

Этап 1
Издание приказа по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание.

Я работаю в небольшой организации секретарем руководителя и уже несколько лет за доплату оформляю кадровые документы. Недавно руководитель принял решение о том, что пора ввести штатную единицу кадровика. Перевод на эту должность, после того как она будет введена, предложили мне. Я с радостью согласилась, сейчас подыскиваю кандидата на место секретаря. К тому же необходимо оформить это нововведение. Приказы о внесении изменений в штатное расписание я уже составляла, здесь проблем нет. А вот как назвать новую для нашей организации должность? Руководитель пожеланий не высказал, фактически поручил решить этот вопрос мне.

Действительно, при составлении штатного расписания нередко возникает вопрос о правильном наименовании должности работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства. Здесь нужно учитывать, что в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ наименования должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, только если с работой по этим профессиям и специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений.

Очевидно, что к наименованию должностей работников, занимающихся ведением кадрового делопроизводства, такие строгие требования не предъявляются. При выборе названия должности «кадровика» можно руководствоваться следующими документами:

1) Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. В нем описаны такие должности, имеющие отношение к кадровой работе, как:

  • заместитель директора по управлению персоналом,
  • начальник отдела кадров,
  • начальник отдела подготовки кадров,
  • менеджер по персоналу,
  • инженер по подготовке кадров,
  • инспектор по кадрам,
  • специалист по кадрам,
  • техник по труду,
  • табельщик,
  • экономист по труду.

2) Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Перечень принятых наименований должностей работников, в обязанности которых может входить ведение кадрового делопроизводства и другие кадровые функции, приведен в таблице. Такие должности представлены в классификаторе по трем категориям: руководители, специалисты, другие служащие.

Желательно при выборе наименования должности кадровика отталкиваться от основных функциональных обязанностей такого сотрудника. И конечно, нормативные правовые акты не запрещают работодателю придумать свое название должности сотрудника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства, а может быть, выполнять и другие обязанности, связанные с управлением персоналом компании.

Этап 2
Заключение сторонами соглашения о выполнении работником обязанностей по ведению кадрового делопроизводства и других должностных обязанностей.

Вариант 1. Если работник принимается на соответствующую должность, все обязанности закрепляются в его трудовом договоре (приложение 2) и (или) должностной инструкции.

Вариант 2. Если осуществляется перевод на «кадровую» должность с другой должности, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

«Кадровые» должности в ОКПДТР

Этап 3
Издание приказа о назначении работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства и выполнение других кадровых функций.

Вариант 1. При приеме работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства и выполнение других кадровых функций, издается приказ о приеме работника на работу.

Вариант 2. Если было оформлено дополнительное соглашение о переводе, то работодатель издает приказ о переводе работника на другую работу.

Далее в общем порядке производится оформление приема на работу или перевода на другую работу.

Кадровое подразделение

Для подразделения, ведущего кадровое делопроизводство, не установлено унифицированное название, оно может называться отделом кадров, службой управления персоналом и т. п.

Этап 1
Закрепление в штатном расписании структуры кадрового подразделения.

Для создания в организации нового структурного подразделения издается приказ по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание (приложение 3).

Если меняются масштабы деятельности или направление работы организации, в штатное расписание могут быть внесены соответствующие изменения, направленные на увеличение или сокращение численности сотрудников кадровой службы. Изменения в штатное расписание также вносятся соответствующим приказом по основной деятельности.

Крупная кадровая служба может иметь свою внутреннюю структуру, например включать в себя подразделения: отдел нормирования и экономики труда, отдел управления персоналом, отдел кадров, кадровый архив и т. д. Такая структура должна быть закреплена в штатном расписании организации.

Этап 2
Разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции данного подразделения,

в том числе и функцию ведения кадрового делопроизводства, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и специалистов. В состав названного комплекса входят положение о структурном подразделении и должностные инструкции. В настоящее время имеется немало информации об этих документах, можно найти их образцы и примеры оформления. В отдельных отраслях и крупных организациях разрабатываются типовые и примерные положения и инструкции, отражающие специфику ведомства или организации. И все же на практике редко встречаются организационные документы, составленные и оформленные идеально. При этом особенно сильно «хромает» оформительская сторона процедуры подготовки и утверждения документов этого типа. И если содержанию организационных документов уделяется должное внимание, то форма документов либо не знакома авторам, либо игнорируется ими как нечто несущественное.

Между тем текст документа, как бы хорош он ни был, становится собственно документом только после придания ему юридической силы. Процедура придания юридической силы документу связана с оформлением определенных составных частей документа (реквизитов), которые располагаются до и после текста.

Я работаю кадровиком в молодой развивающейся компании. Руководством принято решение о создании в нашей организации службы кадров с ее руководителем и тремя специалистами. В штатное расписание изменения внесли. До того момента, как они вступят в силу, есть месяц. И за это время нужно составить и утвердить положение о службе кадров и должностные инструкции. Есть ли какие-то требования к форме этих документов?

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции относятся к группе организационных документов, т. е. являются составной частью Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Специалистами-документоведами предложены унифицированные формы Положения о структурном подразделении (приложение 4) и должностной инструкции (приложение 5). Основные требования, предъявляемые к Положению о службе кадров и должностным инструкциям, следующие:

  • оформляются на бланке организации;
  • должны быть зарегистрированы в учетных формах;
  • должны быть утверждены руководителем организации (или уполномоченным им лицом);
  • тексты должны быть подписаны их разработчиками;
  • по необходимости тексты согласовываются с заинтересованными должностными лицами;
  • работники структурного подразделения должны быть ознакомлены с ними под роспись.

Причем в отношении должностных инструкций можно добавить следующее. Поскольку каждый работник организации непосредственно отвечает за невыполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления работника с ней передать ему заверенную копию этого документа. Факт получения работником этого документа желательно подтвердить письменно.

Сложность подготовки организационных документов, большой объем различной информации (это многостраничные текстовые документы), высокая степень ответственности любого должностного лица за невыполнение требований, содержащихся в них, вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания документов данной группы. Поэтому схемы их построения содержат структуру текста, т. е. обязательные разделы содержательной части. При составлении организационных документов сначала раскрываются данные разделы, а затем, при необходимости, добавляются сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Поэтому текст Положения должен включать следующие основные разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения, связи, организация работы.

Предъявляются определенные требования и к содержательной части организационных документов.

В соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в состав отдела входят» и т. п.

Этап 3
Подбор и прием на работу в кадровую службу необходимых специалистов.

В следующем номере «Справочника кадровика» мы разберемся, какие документы необходимы для эффективной работы кадровой службы.

Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Пример оформления трудового договора с инспектором по кадрам (извлечение)

Пример оформления приказа о внесении изменений в штатное расписание

Форма положения о структурном подразделении

www.pro-personal.ru

Популярное:

  • Темы по дипломной работе налог на прибыль Налог на прибыль, в комплекте рецензия и доклад. ВВЕДЕНИЕ 3 ГЛАВА 1. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ СОДЕРЖАНИЕ И ЗНАЧЕНИЕ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ 6 1.1. МЕСТО И РОЛЬ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ В ФОРМИРОВАНИИ ДОХОДОВ БЮДЖЕТОВ РАЗНЫХ УРОВНЕЙ 6 1.2. ДЕЙСТВУЮЩИЙ […]
  • Закон владимирской области о местном самоуправлении Закон Владимирской области от 29 мая 1997 г. N 24-ОЗ "О местном самоуправлении во Владимирской области" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу) Законом Владимирской области от 5 мая 2006 г. N 53-ОЗ настоящий Закон признан […]
  • Приказ фст 20-э 2 Приказ Федеральной службы по тарифам от 6 августа 2004 г. N 20-э/2 "Об утверждении методических указаний по расчету регулируемых тарифов и цен на электрическую (тепловую) энергию на розничном (потребительском) рынке" (с […]
  • Законом о гражданстве 2002 г Федеральный закон "О гражданстве Российской Федерации" Федеральный закон от 31 мая 2002 г. N 62-ФЗ"О гражданстве Российской Федерации" С изменениями и дополнениями от: 11 ноября 2003 г., 2 ноября 2004 г., 3 января, 18 июля 2006 […]
  • Приказом мвд рф 288 от 12041999 Приказом мвд рф 288 от 12041999 Приказ МВД РФ от 12 апреля 1999 г. N 288"О мерах по реализации постановления Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 г. N 814" С изменениями и дополнениями от: 27 июня, 24 декабря 2003 […]
  • 814 постановлении правительства и 288 приказ Приказ МВД РФ от 12 апреля 1999 г. N 288 "О мерах по реализации постановления Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 г. N 814" (с изменениями и дополнениями) Приказ МВД РФ от 12 апреля 1999 г. N 288"О мерах по […]
  • Правила распорядка сизо Приказ Минюста РФ от 14 октября 2005 г. N 189 "Об утверждении Правил внутреннего распорядка следственных изоляторов уголовно-исполнительной системы" (с изменениями и дополнениями) Приказ Минюста РФ от 14 октября 2005 г. N 189"Об […]
  • Заявление уэк образец Обсуждения Отказ от УЭК ( НОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ!) 885 сообщений ОТКАЗ ЗА СЕБЯ И РЕБЕНКА:кому___________________________________________ Заявление об отказе от выпуска и получения УЭК.Я, _ФИО_, гражданин (-ка) РФ, реализуя своё право, […]